Die Teams bei Remote arbeiten effizienter, indem sie Q&A nutzen, um umgehend Antworten auf ihre Fragen zu erhalten.

Remote ist eine globale HR-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Teams auf der ganzen Welt einzustellen und zu verwalten. Das Unternehmen beschäftigt selbst über 1.400 verteilt arbeitende Angestellte und pflegt eine umfassende Wissensdatenbank in Notion. Sie beinhaltet nicht nur Richtlinien und Prozesse, sondern auch enorme Mengen an hyperlokalisierten, länderspezifischen Informationen.

Diese Informationen sind für jedes Team, jedes Projekt und jeden Workflow bei Remote von zentraler Bedeutung – ganz gleich, ob sich Vertriebsteams über die Regelungen zu Sozialleistungen in verschiedenen Ländern informieren möchten oder Entwicklungsteams Launch-Informationen aus der Produkt-Roadmap abrufen wollen. Die Beschaffung der Informationen war jedoch so zeitaufwendig, dass Remote mit der Entwicklung eines eigenen Chatbots begann, um den Wissensabruf zu erleichtern. Als Notion Q&A einführte, stellte das Unternehmen die Entwicklung ein.

Diese neue KI-gestützte Funktion hilft den Mitarbeitenden von Remote weltweit, sofort Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. So sparen sie Zeit und arbeiten effizienter, da sie nicht erst umständlich nach den Informationen suchen müssen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Wenn ein Teammitglied eine Antwort auf eine Frage benötigt, an wen wendet es sich dann? Oftmals gibt es weder eine Person noch eine Stelle, an die sich Mitarbeitende wenden können, um wichtige Fragen zu klären und so den Weg für ihre Arbeit zu ebnen. Das hat zur Folge, dass der Fortschritt ins Stocken gerät, ganz gleich, woran gerade gearbeitet wird.

Remote nutzte vorher Google Docs und Asana. Durch den Wechsel von Asana zu Notion spart Remote 485.000 US-Dollar pro Jahr. Notion ist ihre alleinige Anlaufstelle für alles und jeden, zum Beispiel für statische Dokumente wie Merkblätter zu Betriebsferien, dynamische, sich ständig ändernde Projekt-Updates und Meeting-Notizen. Andere Tools verbinden sich mit Notion. So ist sichergestellt, dass in Notion immer die aktuellsten Informationen verfügbar sind. „Wir haben ein paar andere Softwareprogramme, die alle in Notion einfließen, daher ist Notion unser One-Stop-Shop“, sagt Sean Stanley, Leiter der Internal Documentation.

Das bedeutet, dass die Antworten auf viele Fragen nur in Notion zu finden sind. Und was auch immer du in Notion speicherst, Q&A findet es. Anstatt verschiedene Softwares zu durchsuchen, gibt es einen Ort, an dem alle bei Remote auf wichtige Informationen zugreifen können. „Q&A erspart neuen Mitarbeitenden Tage, wenn nicht sogar Wochen des Onboardings, da sie sofort in der Lage sind, Informationen schnell zu finden und damit zu lernen“, sagt Scott Entwistle, Senior Recruiter.

Egal welchem Team Mitarbeitende angehören oder wie lange sie schon dabei sind – Notion findet Antworten auf die Fragen der jeweiligen Mitarbeitenden. Mit Q&A stehen ihnen die benötigten Informationen umgehend zur Verfügung.

Mitarbeitende bei Remote haben mehrmals am Tag nach Informationen gesucht und jeweils bis zu zehn Minuten gebraucht, um die einzelnen Fragen zu klären. Dazu haben sie ihr Wiki durchsucht oder andere Teammitglieder gefragt, um dann deren Antwort abzuwarten. Mit Q&A erhalten sie die Antworten in Sekundenschnelle.

„Q&A kann die Situation in Unternehmen jeder Größe grundlegend verändern“, so Scott. „Dies hat entscheidend dazu beigetragen, dass wir all die uns bereits vorliegenden Daten nun auch sinnvoll nutzen können.“ Und Remote verfügt über eine Menge Daten. Das Auffinden der richtigen Notion-Seite war nur der erste Schritt zur Beantwortung einer Frage. Die Mitarbeitenden mussten die Seite dann noch lesen und die relevanten Informationen herausfiltern.

Q&A kann in Sekundenschnelle Tausende von Seiten durchsuchen. Es findet die neuesten Informationen. Es kennt den Kontext. Du kannst eine Frage in natürlicher menschlicher Sprache stellen und erhältst auch eine Antwort in menschlicher Sprache. All dies macht es einfacher, Wissen zu erlangen – ganz so, als würdest du eine Kollegin oder einen Kollegen fragen, die oder der alle Antworten kennt.

„Die Vorteile der Nutzung von Q&A sind für mich Geschwindigkeit und Effizienz“, sagt Andrew Pett, Staff Backend Engineer. „Wenn ich auf ein Stichwort oder einen Kontext stoße, mit dem ich nicht vertraut bin, ist Q&A meine erste Anlaufstelle. Es durchsucht die relevanten Dokumente und präsentiert mir die Informationen in einer kompakten Zusammenfassung.“

Q&A sorgt umgehend für Klarheit, sodass die Teams bei Remote schneller agieren können, da die entscheidenden Informationen, die sich auf ihre Arbeit auswirken, einfach in Sekundenschnelle abgefragt werden können.

Q&A ist direkt in Notion integriert, sodass die Teams bei Remote im Rahmen ihrer jeweiligen Workflows Fragen stellen und Antworten erhalten können. Anstatt nach Dokumenten zu suchen, andere Teammitglieder zu kontaktieren oder Besprechungen zu planen, fragen sie Q&A und erhalten in Sekundenschnelle Antwort. So können sie konzentrierter arbeiten und bleiben im Flow.

„Ich muss nicht so viele Informationen im Kopf behalten. Ich muss nicht zwischen Kontexten hin- und herspringen. Es ist weniger Multitasking erforderlich“, so Andrew. „Dadurch kann ich als Entwickler sehr viel produktiver arbeiten.“

Die Unternehmenskultur von Remote basiert auf Dokumentation und asynchroner Kommunikation. Dies fördert die Entstehung autonomerer Teams, die zwar wissen, dass Informationen vorhanden sind, doch durch das aufwendige Durchsuchen ihrer Wissensdatenbank immer wieder ihre Arbeitsabläufe unterbrechen müssen. Mit Q&A ändert sich das.

„Q&A erleichtert die Nutzung unserer Dokumentation“, erklärt Scott. „Wir können unser Wissen einfach erweitern und Q&A kann die Informationen finden, die wir benötigen.“

Durch Q&A sind die Informationen in der Dokumentation von Remote leichter zugänglich und nutzbar. So werden die Workflows der Teams optimiert, die zuvor aufwendig nach diesen Informationen suchen mussten.