Comment l’équipe Marketing de Notion utilise Notion

L’équipe Marketing de Notion est amenée à travailler avec pratiquement toutes les autres équipes de l’entreprise. L’équipe Marketing Produit travaille avec les ingénieurs pour lancer de nouvelles fonctionnalités. Notre équipe Communications travaille avec les RH pour rédiger et diffuser des annonces en interne. Nos équipes Croissance et Science de la donnée collaborent et expérimentent ensemble pour mieux exploiter l’information.

Nos projets sont variés et avancent rapidement. Nous avons donc besoin de systèmes qui nous aident à organiser nos tâches, travailler de manière transparente et collaborer efficacement.

C’est dans cette optique que nous avons conçu nos espaces de travail internes : les wikis de chaque sous-équipe contiennent tout ce dont cette sous-équipe a besoin, des détails d’un projet à la documentation de référence. Et tous ces wikis se combinent en un même wiki Marketing partagé, permettant à chacun de remonter aux informations ou aux personnes pertinentes.

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Chez Notion, tout le monde a accès à l’espace « Company OS » : un espace d’équipe contenant différentes bases de données pour les projets, les tâches, les réunions et les documents. Tout le travail de nos équipes se fait dans ces bases de données. Leur partage à l’échelle de l’entreprise favorise donc une culture de partage des connaissances et de transparence.

Tous les travaux des différentes équipes sont regroupés dans ces bases de données partagées à toute l’entreprise, grâce aux propriétés de relation. Cela permet de tout relier facilement à nos objectifs communs et de visualiser comment les différentes initiatives progressent au niveau de l’entreprise. Ce système fournit aussi le contexte nécessaire pour chaque projet : tout le monde peut voir exactement comment les différentes équipes interviennent dans la réalisation de nos grands objectifs d’entreprise.

→ Lancez-vous avec le modèle Projets et tâches disponible ici.

En plus des espaces d’équipe partagés de l’entreprise, chaque équipe dispose d’un espace attitré. Il suffit d’ouvrir le menu dépliant de l’espace « Marketing » pour retrouver toutes les sous-équipes qui composent le service. Chaque équipe impliquée dans la fonction Marketing, du Marketing Produit aux Réseaux Sociaux, dispose de son propre wiki, ce qui facilite l’organisation du travail et la collaboration. Chaque espace d’équipe est personnalisé en fonction des préférences et des besoins de l’équipe concernée : il n’y a pas deux espaces identiques.

Ces wikis contiennent des informations essentielles sur chaque équipe : sa composition, son travail et ses objectifs. Ils intègrent des ressources et documents clés qui aident nos nouvelles recrues à s’intégrer rapidement et à comprendre le contexte du travail en cours.

Chaque équipe a ses propres méthodes et habitudes, alors découvrons ensemble leur fonctionnement dans Notion.

Chez Notion, le service Marketing Produit rassemble toutes nos activités de positionnement, de segmentation du marché et de lancement de produits. Et tout le travail qui en découle s’articule dans notre feuille de route de lancement de produit. Le Marketing Produit collabore étroitement avec nos équipes Ingénierie, Produit et Design pour comprendre les produits et fonctionnalités à venir : leurs objectifs, leur importance, et leur date de lancement.

Chaque lancement est ajouté à la base de données « feuille de route » et se construit sur ce modèle. Tous les lancements sont uniques, mais utiliser un modèle aide à appliquer une stratégie cohérente. Et grâce au remplissage automatique par l’IA qui met à jour la base de données en temps réel, tout le monde peut visualiser facilement la stratégie et les objectifs de chaque lancement.

« Notre modèle nous aide à définir les éléments importants pour chaque lancement et fournit aux autres équipes une structure cohérente pour travailler. Mais il donne aussi à chaque PMM la possibilité d’adapter le modèle en fonction du volume de travail et des besoins de chaque lancement », explique John Hurley, notre Head of Product Marketing.

Ce modèle permet de centraliser les informations essentielles pour chaque lancement : les étapes clés et les participants sont identifiés, et le suivi des livrables est assuré. Il centralise toutes les informations des différentes équipes, et permet d’optimiser la gestion de certaines tâches, qui étaient parfois effectuées en double.

→ Dupliquez notre modèle de lancement pour le marketing produit ici.

Qu’il faille travailler sur les messages de lancement et de vente ou de créer des guides de communication pour les équipes internes, le Marketing Produit utilise beaucoup l’IA de Notion. Les équipes ont créé des instructions d’IA pour l’aider à comprendre le fonctionnement de Notion et la nature de nos activités. Elles peuvent ensuite réutiliser ces instructions pour générer des idées de messages marketing.

Chaque lancement donne lieu à la création de contenus didactiques pour nos utilisateurs. Notre équipe responsable de la formation des utilisateurs crée des guides, articles et vidéos pour aider nos utilisateurs à mieux comprendre comment utiliser Notion.

Cela représente de gros volumes de contenus, qui doivent être mis à jour quand le produit évolue. Pour nous assurer que nos contenus reflètent bien l’état actuel du produit, chaque contenu possède une étiquettes de « fonctionnalité ». Cela nous permet d’identifier rapidement les contenus portant sur des fonctionnalités obsolètes, et de les modifier.

Chez Notion, presque tout le monde, quelle que soit l’équipe concernée, est amené à collaborer avec notre service Réseaux Sociaux. Il est donc essentiel que son wiki identifie clairement le processus de collaboration, l’objectif de chaque canal et les règles de publication sur nos réseaux.

L’un des défis du service Réseaux Sociaux est d’assurer la cohérence de notre voix de marque sur tous les canaux sociaux. Son wiki contient donc des règles et conseils de partage pour les employés, ainsi que les ressources créatives (comme les visuels de produits, couleurs, logos, etc.) que chaque équipe peut utiliser dans ses publications sur les réseaux sociaux.

Mais notre principal calendrier reste celui des Réseaux Sociaux. C’est une base de données unique qui permet à tous les membres du Marketing de suivre ce qui est diffusé sur tel ou tel canal (et à quel moment). Cette base de données comporte plusieurs vues : un calendrier pour la planification des publications à venir et un tableau kanban pour la distribution des publications sur les différents canaux.

→ Découvrez notre modèle de calendrier Réseaux Sociaux ici.

« Je reçois des tas de demandes de la part d’autres équipes qui souhaitent publier sur les réseaux de Notion », explique Alex Hao, notre Social Media Lead. « Au lieu de gérer des demandes à la fois sur Slack, par e-mail et en personne, elles se font toutes directement ici. C’est beaucoup plus facile de gérer et de planifier notre calendrier Réseaux Sociaux de cette façon. »

Notre équipe Réseaux Sociaux a aussi intégré à cette base de données un système de gestion des demandes permettant aux autres équipes de solliciter une communication sur les réseaux pour leurs initiatives.

Les nouvelles demandes se font via un modèle Notion qui recueille des informations clés : la date de publication souhaitée, un bref résumé du lancement concerné, et pourquoi c’est important. Le tout est lié au calendrier de campagne, au calendrier éditorial et au calendrier de lancement de produit via des relations, ce qui crée un fil rouge tout au long du processus, de la première annonce à la distribution.

Notre workflow Réseaux Sociaux est ainsi beaucoup plus fluide, de l’idéation à la publication. Toutes les informations nécessaires sont automatiquement réunies, pour que l’équipe puisse se concentrer sur la qualité de la communication.

Nos équipes Communications et Contenu sont souvent les porte-paroles de Notion : ce sont elles qui racontent notre histoire et la partagent avec le monde. Pour remplir leur mission, elles doivent raconter une histoire cohérente, quel que soit le canal.

Notre équipe Communications ne gère pas seulement nos articles de presse, mais aussi les opportunités de podcasts, les invitations à des conférences, et bien plus encore. Elle a donc créé une base de données permettant de suivre facilement les différents engagements et de les diriger vers le bon interlocuteur en interne. Chaque page de cette base de données contient aussi des « points à aborder » lors des événements concernés et les messages diffusés pour tenir tout le monde au courant et sur la même ligne.

« La communication est un exercice de jonglage. Il faut savoir avec qui on travaille en externe, mais aussi apprendre à connaître son équipe en interne », explique Becky Sosnov, notre Global Head of Communications. « Il est beaucoup plus facile de gérer chaque opportunité stratégiquement quand tout est regroupé au même endroit. Pouvoir visualiser tous les détails en un coup d’œil nous aide à privilégier les bonnes opportunités pour l’équipe. »

Notre équipe Contenu travaille principalement sur le calendrier éditorial. Cette base de données permet d’organiser tout le travail de l’équipe Contenu tout en fournissant aux autres équipes les ressources dont elles ont besoin.

→ Dupliquez notre modèle de calendrier éditorial ici.

Il y a une vue tableau kanban pour afficher tous les contenus en cours, avec des propriétés indiquant l’auteur, la date de publication et le canal. Il y a une vue calendrier de publication, et il y a même des vues qui permettent d’afficher ce qu’on a déjà publié, avec des filtres par type de contenu, cas d’utilisation et audience, qui aident les autres équipes à trouver exactement ce dont elles ont besoin.

Tous les contenus sont également rédigés directement dans les pages du calendrier éditorial. Les entretiens, notes et brouillons sont regroupés au même endroit. De cette façon, notre calendrier éditorial ne renvoie pas simplement à des contenus Google Doc hors contexte.

La génération de la demande consiste à se faire connaître et à générer des conversions à grande échelle. Elle motive un grand nombre de nos campagnes marketing externes. Notre service Demand Gen travaille bien souvent avec trois ou quatre équipes à la fois et les équipes ont besoin d’une structure cohérente pour s’organiser.

Chaque campagne, qu’il s’agisse d’un événement, d’un webinaire ou d’une communication par e-mail, est suivie dans Notion. Notre calendrier Demand Gen met en évidence les campagnes qui seront lancées durant le mois en cours, la principale région ciblée et les personnes impliquées. Et il ne contient pas seulement des dates : le travail en lui-même est également fait dans le calendrier.

Chaque campagne a sa propre page qui contient une stratégie, des objectifs, des indicateurs et toutes les tâches associées. L’équipe a aussi créé un ensemble de modèles pour chaque type de campagne, ce qui permet d’assurer la cohérence du travail sur toutes les initiatives. Par exemple, chaque page d’e-mail s’ouvre sur un formulaire où l’on peut venir déposer les lignes d’objet, les en-têtes, l’adresse d’envoi et le texte.

Une fois le travail terminé et les campagnes lancées, l’équipe dispose de tableaux de bord personnalisés qui incluent des liens et intégrations provenant d’outils tels que Mixpanel pour afficher des rapports en temps réel sur les indicateurs et les chiffres du pipeline.

Notre équipe chargée de la croissance utilise elle-même Notion pour suivre et rendre compte d’indicateurs clés, tels que la notoriété et l’activation.

Ces indicateurs sont essentiels pour toute la fonction marketing. Notre équipe chargée de la croissance utilise donc un modèle automatisé pour envoyer des mises à jour hebdomadaires et mensuelles en interne. Le modèle récupère les données des projets en cours, les indicateurs pertinents et différentes intégrations de tableaux de bord personnalisés provenant de nombreux outils. Ainsi, quand les mises à jour sont envoyées, tout le monde, de la direction aux membres des différentes équipes, obtient les bonnes informations en fonction du rôle.

Nous avons la chance d’avoir une communauté mondiale très investie chez Notion. Il y a toujours eu de nombreuses façons de s’impliquer pour les membres de notre communauté, mais ces ressources ont été disséminées sur Internet.

Notre équipe Communauté a donc créé une page externe pour la Communauté Notion, sur laquelle nous partageons toutes les ressources, tous les événements et toutes les mises à jour pertinentes. Des intégrations Luma sont utilisées pour afficher le calendrier des événements à venir ainsi que nos liens vers diverses communautés en ligne.

→ Dupliquez notre modèle de page externe Communauté ici.

« La communauté est un pilier essentiel de Notion. Nos membres doivent donc avoir toutes les cartes en main pour se développer », indique Francisco Mendoza, notre Community Lead chez Notion. « Quand notre communauté progresse, Notion progresse aussi. »

À mesure que nos membres s’impliquent, notre équipe Communauté lance des enquêtes pour voir ce qui fonctionne, ce qui pourrait être amélioré et quelles fonctionnalités nos membres nous demandent. Une fois les données de l’enquête ajoutées dans Notion, l’équipe utilise notre IA pour extraire des informations clés de leurs retours. L’IA de Notion identifie rapidement les thèmes qui émergent des réponses et permet à l’équipe de prioriser et planifier les prochaines étapes du travail.

Notre « studio de création » est à l’origine de tout ce qui est visuel chez Notion. Le design, la marque, l’ingénierie Web : notre équipe créative gère tous les contenus visuels, des vidéos aux études de cas en passant par les illustrations de notre site. Ce travail se fait souvent dans de multiples outils spécialisés, ce qui peut rendre le partage des mises à jour avec les autres équipes particulièrement fastidieux.

Mais même si l’équipe travaille sur différents projets impliquant plusieurs équipes, chaque projet reste centralisé. Notre équipe créative intègre ses fichiers Figma ou Miro directement dans chaque page de projet pour que les autres équipes puissent visualiser facilement la progression et les mises à jour des visuels, sans devoir accéder à des outils spécialisés.

Cela permet d’éviter les délais dans l’avancée des projets, tout en centralisant le travail. Les visuels sont mis à jour en temps réel dans Notion.

Derrière tous les documents, les bases de données et les notes de réunion, le but de notre espace d’équipe Marketing est de faciliter l’accès à l’information. Le système fonctionne dans les deux sens : les visiteurs reçoivent les informations de l’équipe, mais peuvent également rechercher les informations spécifiques qui les intéressent.

Nous avons créé des espaces sur mesure répondant parfaitement à nos besoins. Vous pouvez en faire autant. Nous espérons que cet article vous aura donné des idées.