Asana-Importe

Du kannst die Teams, Projekte und Aufgaben deiner Organisation aus Asana in Notion importieren. Das ist für alle Mitglieder in jedem beliebigen Plan möglich.

• Asana-Projekte → Notion-Projekte

• Asana-Aufgaben → Notion-Aufgaben

• Asana-Teams → Notion-Teamspaces

• Asana-Organisationen oder -Arbeitsbereiche → Notion-Workspaces

• Deine Notion-Datenbanken für Projekte und Aufgaben sind wie in unserer Vorlage „Projekte und Aufgaben“ miteinander verknüpft.

• Importiere bis zu ~6.000 Aufgaben und ~200 Projekte. Größere Importe können fehlschlagen.

  • Tipp: Teile umfangreiche Migrationen in mehrere Teile auf.

• Limit für Anhänge: Jeder Workspace kann ~100–120 Dateianhänge pro Tag importieren.

  • Tipp: Verteile Importe mit vielen Anhängen auf mehrere Tage.

• Sobald der Import beginnt, kannst du deinen Browser schließen. Wir senden dir eine E-Mail, sobald dein Import abgeschlossen ist.

• Überprüfe den Fortschritt deines Imports unter Einstellungen → Import. Dort kannst du den Status deines Imports sowie abgeschlossene Importe sehen.

Bevor du beginnst

• Du musst einem Team in Asana zugeordnet sein, auch wenn du die einzige Person in diesem Team bist.

• Du kannst jeweils nur einen Asana-Arbeitsbereich in Notion importieren.

• Jedes Asana-Team wird in einen Notion-Teamspace importiert.

• Mehrere Projekte, die in einen Teamspace importiert werden, werden in denselben Projects und Tasks Datenbanken abgelegt. Um in verschiedene Datenbanken zu importieren, importiere in einzelnen Durchgängen.

Importieren in Notion

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen → Importieren → Importe von Drittanbietern → Asana. Alternativ kannst du den Befehl /asana auf einer Seite verwenden und unter Importieren auswählen.

2. Melde dich bei Asana an und erteile die angeforderten Berechtigungen.

3. Wähle unter Asana-Arbeitsbereich wählen den Arbeitsbereich aus, den du aus Asana importieren willst.

4. Wähle die Projekte aus, die du importieren möchtest.

5. Wähle aus, wohin deine Projekte importiert werden sollen. Du kannst sie an einen Teamspace senden, wo Notion eine neue Projekt- und Aufgabendatenbank erstellt, oder eine bestehende Projektdatenbank auswählen. Es werden nur Datenbanken vom Typ „Projekte“ mit einer verknüpften Aufgabendatenbank aufgelistet, die du bearbeiten kannst.

6. Setze einen Haken in das Kästchen neben dem Namen deines Arbeitsbereichs, um nach Bedarf abgeschlossene Projekte auszuschließen oder alle Projekte auszuwählen.

7. Wähle Weiter aus.

8. Wähle Alle Eigenschaften auswählen (Standard) oder Eigenschaften anpassen. Beachte, dass einige Standardeigenschaften importiert werden müssen.

9. Wähle aus, ob die Eigenschaft Status in Notion der Eigenschaft Abschnitt oder Abgeschlossen in Asana zugeordnet werden soll.

10. Wähle Importieren aus.

Wenn du in einen Teamspace importierst, werden deine Asana-Projekte und -Aufgaben in Projects und Tasks Datenbanken in Notion importiert, die bereits mit mehreren Ansichten vorausgefüllt sind. Wenn du eine bestehende Projects Datenbank als Ziel ausgewählt hast, werden deine Projekte dieser Datenbank hinzugefügt und ihre Aufgaben der damit verknüpften Tasks Datenbank, wobei die Eigenschafts-Zuordnung verwendet wird, die du während des Imports festgelegt hast.

Datenbankansichten für Projekte

• Aktiv (Tabellenansicht): Zeigt Projekte mit dem Status „To-do“ oder „In Bearbeitung“ an.

• Zeitleistenansicht: In dieser Ansicht werden Projektname, Status, Besitzer/-in und Fortschritt angezeigt.

• Board-Ansicht: Gruppiert Projekte nach Status (In Planung, Backlog, Auf Kurs) und sortiert sie nach absteigender Priorität.

• Alle (Tabellenansicht): Zeigt alle importierten Projekte an.

Datenbankansichten für Aufgaben

• Nach Projekt (Tabellenansicht): Alle Aufgaben, gruppiert nach Projekt.

• Board-Ansicht: Aufgaben, gruppiert nach Status, sortiert nach absteigender Priorität.

• Alle Aufgaben (Tabellenansicht): Alle importierten Aufgaben.

• Meine (Tabellenansicht): Dir zugewiesene Aufgaben.

• Kalenderansicht: Aufgaben nach Datum mit zuständiger Person und Status.

Sobald dein Import abgeschlossen ist, findest du im privaten Bereich deiner Seitenleiste ein Importprotokoll mit einer Zusammenfassung und dem Notion-Teamspace, in den deine Inhalte importiert wurden.

• Die Asana-OAuth erfordert je nach deinen Organisationseinstellungen oder deinem Tarif möglicherweise eine Administratorgenehmigung. Der Importumfang ist auf das beschränkt, worauf der authentifizierte Benutzer Zugriff hat.

  • Tipp: Bitte deinen Asana-Admin, die Notion-OAuth-App im Voraus zu genehmigen.

• Benutzerdefinierte Felder lassen sich möglicherweise nicht 1:1 auf Notion-Eigenschaften abbilden. Einige Felder müssen nach dem Import möglicherweise manuell hinzugefügt werden. Bei Setups, die stark auf Automatisierung setzen, solltest du ein Tool wie Zapier oder Make in Betracht ziehen.

• Der Import ist ein einmaliger Vorgang. Zukünftige Änderungen in Asana werden nicht automatisch in Notion übernommen.

• Projekte müssen zu einem Team in Asana gehören, damit sie im Importer angezeigt werden.

  • Tipp: Vergewissere dich vor dem Start, dass alle Projekte Teams zugewiesen sind.

• Projekte werden in Notion nicht angezeigt

  • Warum das passiert: Projekte sind in Asana nicht mit einem Team verknüpft. Der Notion-Importer importiert nur Projekte, die einem Team angehören.

  • Behebung: Weise in Asana jedes fehlende Projekt einem Team zu, bevor du den Import durchführst.

• Die Anzahl der Aufgaben in Notion und Asana stimmt nicht überein

  • Warum das passiert: In Asana können Unteraufgaben direkt mit Projekten verknüpft sein und in die Projekt-Gesamtzahl einfließen. In Notion befinden sich Unteraufgaben nur unter ihren übergeordneten Aufgaben und sind nicht direkt mit Projekten verknüpft.

  • So behebst du das: Überprüfe, ob Unteraufgaben in Asana direkt mit Projekten verknüpft sind. Erwarte Unterschiede bei der Anzahl, es sei denn, diese Unteraufgaben werden in Notion manuell hinzugefügt.

• Ich kann nach dem Import einige Boards aus demselben Asana-Projekt nicht finden

  • Warum das passiert: Der Importer importiert nur ausgewählte Projekte. Boards befinden sich möglicherweise in einem anderen Asana-Arbeitsbereiche oder -Team, archivierte oder erledigte Projekte wurden möglicherweise ausgeschlossen, oder die Ausführung wurde mit Teilergebnissen abgeschlossen.

  • So behebst du das: Führe den Import erneut aus und wähle diese spezifischen Projekte aus. Stelle sicher, dass sie sich im selben Asana-Workspace und im selben Team befinden, deaktiviere bei Bedarf die Option „Abgeschlossene Projekte ausschließen“, überprüfe den Ziel-Teamspace und überprüfe die Importprotokollseite, die nach der Ausführung erstellt wurde.

Sobald der Import abgeschlossen ist, erhältst du ein Importprotokoll im Privat-Bereich deiner Seitenleiste. In diesem Protokoll findest du eine Zusammenfassung deines Imports sowie den Notion-Teamspace, in den deine Asana-Projekte und -Aufgaben importiert wurden.