Prácticas recomendadas para crear y optimizar un agente personalizado

Un Custom Agent bien diseñado utiliza menos créditos y ofrece mejores resultados. Aquí te explicamos cómo aprovechar al máximo cada ejecución:

• Usa Custom Agents para el trabajo recurrente. Para solicitudes únicas, usa Notion Agent en su lugar; está incluido en tu plan. Los Custom Agents funcionan con créditos de Notion porque trabajan de forma autónoma en segundo plano, ya sea que estés conectado o no.

• Elige activadores específicos. Activa mediante @-menciones específicas o cambios en la propiedad, no con cada mensaje o actualización de base de datos. Menos inicios en falso, menos ejecuciones desperdiciadas.

• Mantén el contexto limitado. Apunta a tu agente a las páginas o bases de datos específicas que necesita. De esa manera, solo lee lo que debe y cada ejecución se mantiene enfocada.

• Define “Listo” desde el principio. Dile a tu agente exactamente cómo se ve una ejecución completa. Cuanto más claras sean las instrucciones, más rápido llegará al resultado.

• Agrupa tareas independientes. Por ejemplo, pídele a tu agente que lea varias fuentes a la vez en lugar de una por una.

  • ✅ "Lee la base de datos de Proyectos y el canal #soporte de Slack, y luego escribe la actualización semanal".

  • 🚫 "Lee la base de datos de Proyectos, luego escribe la actualización semanal. Después, lee el canal de Slack #soporte y agrégalo a la actualización semanal."

• Inicia a partir de un agente existente cuando el flujo de trabajo sea similar. Si un flujo de trabajo que necesitas ya existe como un Custom Agent, duplícalo en lugar de crearlo desde cero. Abre el agente, selecciona ••• y elige Duplicar.

  • La copia es privada de forma predeterminada.

  • Después de duplicar, vuelve a autenticar herramientas como Slack, verifica que los activadores se hayan transferido como se esperaba y vuelve a implementar cualquier Worker; estos no se incluyen en el duplicado. Esto es especialmente útil para crear rápidamente variantes de equipo de un agente que ya funciona. Descubre más sobre cómo duplicar un Custom Agent en este artículo.

Los Custom Agents son más confiables cuando tienen una tarea clara, las fuentes adecuadas y una definición precisa de "Listo". Este artículo de mejores prácticas cubre cómo escribir mejores instrucciones, elegir los activadores correctos y mejorar los resultados con el tiempo.

Si no sabes por dónde empezar, inicia con el trabajo que tu equipo repite a menudo. Los Custom Agents son más efectivos cuando el flujo de trabajo es predecible y fácil de revisar.

Busca flujos de trabajo que sean:

• Repetibles, como compilar informes, clasificar solicitudes entrantes o responder preguntas frecuentes de Slack

• Frecuentes, es decir, que ocurran a diario o semanalmente.

• Fáciles de evaluar, de modo que puedas determinar rápidamente si el resultado es correcto.

Una vez que hayas elegido un flujo de trabajo, crea primero la versión más sencilla de tu agente. Haz que funcione de manera confiable antes de añadir complejidad.

Cuando el proceso se sienta estable y predecible, puedes incorporar activadores o programas para automatizarlo por completo.

Cuando le das instrucciones claras a tu Custom Agent, este produce resultados más consistentes y confiables. Enfócate en cómo se ve el éxito y proporciona el contexto que necesita para lograrlo.

Comienza por el resultado que deseas

• Describe cómo debería verse el resultado final, en lugar de enumerar cada paso del proceso

• Permite que el agente determine cómo llegar a ese resultado

• Ejemplo: “Crea una actualización de estado semanal que resuma las tareas completadas, los obstáculos y los próximos pasos”.

Comparte un ejemplo real

• Pega una actualización de estado anterior, un informe con formato o una solicitud ya clasificada

• Usa ejemplos concretos en lugar de descripciones abstractas

Sé claro respecto al formato y al destino

• Especifica dónde debe guardarse o publicarse el resultado (Slack, una base de datos o una página existente)

• Indica qué propiedades o secciones deben completarse

• Ejemplo: “Publica el resumen en el canal #team-updates y agrégalo a la base de datos de informes semanales en Slack”.

Establece límites simples

• Aclara qué debe hacer el agente y qué debe evitar

• Ejemplo: “Actualiza la página de informe semanal existente, no crees una nueva” o “Responde únicamente en #soporte”.

Menciona los casos extremos

• Explica qué debe suceder si no hay datos o si no hay novedades que informar

• Ejemplo: “Si no hay actualizaciones esta semana, publica ‘Sin actualizaciones’ en lugar de no publicar nada”.

Mantén las instrucciones claras y concisas

• Las instrucciones más concisas generan resultados más consistentes

• Si la configuración se vuelve extensa, divide el flujo de trabajo en varios agentes

Al configurar tu agente personalizado, decide si la tarea debe ejecutarse según una programación, en respuesta a una acción específica o ambas.

Usa las programaciones para el trabajo predecible

• Elige una programación cuando la tarea deba ejecutarse a una cadencia establecida, independientemente de la actividad

• Ideal para trabajos recurrentes como informes semanales, resúmenes diarios o resúmenes mensuales

Usa activadores para el trabajo que requiere respuesta inmediata.

• Elige un disparador cuando la tarea deba ejecutarse en respuesta a un evento

• Algunos ejemplos incluyen un error registrado en Slack, una nueva página agregada a una base de datos o un correo electrónico recibido de un remitente específico

Combina programaciones y activadores cuando sea necesario

• Algunos flujos de trabajo tienen dos patrones

• Por ejemplo, un agente basado en activadores puede clasificar errores a medida que se registran, mientras que otro agente con programación puede elaborar un resumen semanal de esos errores ya clasificados

Comienza con una frecuencia más baja y un alcance limitado

• Comienza con una programación semanal en lugar de una diario

• Comienza con un solo canal en lugar de cinco

• Amplía progresivamente una vez que hayas confirmado que el resultado es consistente y confiable

Antes de activar por completo el flujo de trabajo, tómate el tiempo para probar y ajustar tu configuración.

Prueba antes de habilitar activadores o programaciones

• Haz clic en Ejecutar para iniciar el agente de forma manual

• Revisa el resultado para confirmar que se comporta como se espera

• Habilita los activadores o las programaciones únicamente cuando los resultados sean correctos

Prueba con un grupo reducido

• Comparte el agente con algunos compañeros de equipo para recopilar feedback

• Utiliza ese feedback inicial para detectar posibles problemas antes de implementarlo a mayor escala

Espera la iteración

• La mayoría de los agentes requieren varias ejecuciones de prueba antes de funcionar correctamente

• ¡Ajusta las instrucciones en función de lo que el resultado muestra en la práctica, no únicamente de lo que pretendías expresar al redactarlas.

Revisa primero el registro de actividad

• Haz clic en el ícono del reloj para ver qué activador inició la ejecución

• Revisa lo que hizo el agente y dónde pudo haber fallado

• Usa el registro para diagnosticar posibles incidencias y confirmar que el Agente se comporta como se espera antes de ampliar el acceso

Conoce las soluciones comunes

• “Resultado incorrecto” generalmente significa que las instrucciones necesitan más especificidad

• “Datos faltantes” suele indicar que el agente necesita acceso a páginas o bases de datos adicionales

  Herramientas y acceso

• Las “ejecuciones fallidas” suelen indicar una brecha de permisos o instrucciones poco claras

Un agente bien diseñado se ejecuta más rápido y evita trabajo innecesario. Tres factores afectan la eficiencia:

• La frecuencia con la que se ejecuta.

• La cantidad de contenido que consulta.

• El número de pasos que debe completar para realizar una tarea.

La forma más fácil de mejorar el rendimiento es limitar las ejecuciones innecesarias. Diseña los activadores para que el agente solo se ejecute cuando sea probable que deba realizar una acción.

Comienza con un alcance reducido y amplía progresivamente

• Empieza con ejecuciones semanales en lugar de diarias

• Usa un solo canal o flujo de trabajo antes de expandirte a otros

• Aumenta la frecuencia una vez que los resultados sean confiables

Usa activadores de alta señal para que tu agente se ejecute únicamente cuando sea necesario

• Para Slack: configura el activador con @menciones o una reacción de emoji específica en lugar de con todos los mensajes

• Para Notion: configura el activador ante cambios en propiedades específicas, en lugar de hacerlo ante cada actualización de la base de datos

• Para Notion Mail: configura el activador para un conjunto de correos electrónicos filtrados, en lugar de aplicarlo a todos los mensajes

Es posible que haya ejecuciones con el mensaje “No se requiere ninguna acción”

• Esto sucede cuando el agente determina que no hay nada que hacer

• Esto es normal y eficiente: el agente únicamente verifica el activador y las instrucciones antes de salir

Cuanto más contenido deba leer el agente, más trabajo requerirá cada ejecución. Mantén el alcance limitado.

• Apunta al agente al alcance más pequeño posible. Idealmente, una sola página o unas pocas páginas que se vinculen a subpáginas que el agente pueda cargar solo si es necesario.

• Evita solicitar búsquedas extensas si ya sabes qué base de datos o página debe utilizarse como fuente de referencia.

Cada paso adicional en una ejecución implica más trabajo, especialmente cuando el agente personalizado ejecuta múltiples búsquedas.

• Define de forma explícita el criterio de "finalizado" para que el agente complete la tarea en menos pasos.

• Es más eficiente si el agente llama a múltiples herramientas al mismo tiempo. Fomenta el uso paralelo de herramientas en tus instrucciones cuando sea posible.

  • Puede ejecutarse al mismo tiempo: \"Lea la base de datos de Proyectos, el canal de Slack de Ingeniería y la página de notas del último sprint al mismo tiempo.\" Estas tres fuentes son independientes, por lo que el agente las lee todas simultáneamente en lugar de una por una.

  • Tiene que ejecutarse en orden: \"Cree una página de resumen en la base de datos de Informes, luego publique el enlace en #team-updates en Slack.\" El agente necesita la URL de la página antes de poder publicar el enlace, por lo que estos pasos ocurren secuencialmente.

Si el agente formula con frecuencia varias preguntas de seguimiento, repite la misma acción, vuelve a consultar las mismas páginas o comete errores de forma predecible, es probable que las instrucciones o la configuración necesiten ajustes.

• Si las ejecuciones presentan errores recurrentes por cuestión de permisos (no tener acceso para responder en Slack o a una URL que no es de confianza), revisa la configuración de acceso del agente en Herramientas y acceso o indícale explícitamente en las instrucciones que evite esas acciones.