Tietokantojen esittely

Tietokannat ovat yksi Notionin perusominaisuuksista. Niiden avulla voit hallinnoida ja järjestää useita sivuja yhdessä paikassa. Notion-tietokannat ovat ainutlaatuisia, koska:

• Jokainen kohde on oma sivunsa: Jokainen tietokantaasi lisäämäsi kohde on Notion-sivu. Avaa tietokantakohde lisätäksesi lisää tietoja esimerkiksi tekstin tai kuvien muodossa – aivan samoin kuin tekisit millä tahansa muullakin Notion-sivulla.

• Voit mukauttaa ominaisuuksia: Lisää ominaisuuksia lisätäksesi kontekstia, merkitäksesi tai täydentääksesi tietokantakohteita käyttämällä esimerkiksi päivämääriä, tiloja ja linkkejä. Lue lisää tietokantojen ominaisuuksista täältä →

• Voit visualisoida tietosi eri tavoilla: Tietosi eivät rajoitu vain taulukkoon. Järjestä tietokantasi luettelona, kalenterina, kaaviona tai muuta – mikä ikinä tekee tiedoista hyödyllisimpiä.

• Voit tarkastella useita tietojoukkoja yhdessä tietokannassa. Esimerkiksi:

  • Voit rakentaa kaiken kattavan CRM-tietokannan, jossa yhteystietoja, yrityksiä ja kauppoja hallinnoidaan samassa tietokannassa, vaikka niitä käsitelläänkin erillisinä tietolähteinä.

  • Ehkä tiimisi hallinnoi tällä hetkellä projekteja ja tehtäviä yhdessä tietokannassa ja OKR-tavoitteita toisessa. Voit linkki OKR-tietokannan projekti- ja tehtävätietokantaasi ja tuoda kaikki nämä tiedot yhteen paikkaan, jolloin näet tiimisi edistymisen rinnakkain ilman, että joudut hyppimään työtilasi eri osien välillä.

Luo tietokanta Notionissa luomalla uusi sivu ja valitsemalla kohdasta Get started with vaihtoehto Table. Voit myös avata olemassa olevan sivun ja käyttää vinoviivakomentoa /database.

Kun luot tietokannan, voit aloittaa tyhjästä tai tuoda tietoja työtilasi muista osista. Jos haluat luoda tietokannan, joka on muunnelma toisesta työtilassasi olevasta tietokannasta, suosittelemme valitsemaan olemassa olevan tietolähteen. Etsi olemassa olevaa tietokantaa ja valitse sitten se, jota haluat käyttää.

Tarvitsetko inspiraatiota tai apua alkuun pääsemiseksi? Uuden tietokannan luominen antaa sinulle myös mahdollisuuden Build with AI ja antaa Notion AI:lle kehotteen, jota se käyttää tietokannan rakentamiseen puolestasi. Voit myös valita Suggested malli.

Käydään läpi muutamia ensimmäisiä vaiheita, joilla voit määrittää uuden tietokannan.

1. Luo uusi tietokantasivu: Napsauta Uusi sivu lisätäksesi uuden sivun tietokantaasi. Jos tietokantasi on esimerkiksi tehtävien seuranta, ensimmäinen sivu voi olla ensimmäinen tehtävä, jota haluat seurata.

2. Lisää ominaisuus: Anna tietokannallesi ominaisuuksia, jotta saat enemmän vaihtoehtoja kunkin sivun järjestämiseen. Tehtävien seurantaan tarkoitettu tietokanta voi sisältää tilaominaisuuden ja eräpäiväominaisuuden.

3. Lisää uusi näkymä: Näkymät mahdollistavat tietokantasi tietojen järjestämisen eri tavoilla. Oletuksena tietokantasi näytetään /taulukkonäkymä, mutta voit lisätä niin monta näkymää kuin haluat.

   • Voit myös käyttää näkymiä näyttämään tietolähteitä eri puolilta työtilaasi samassa tietokannassa. Lisää /linkitetty toisesta tietolähteestä tai jopa uudesta tietolähteestä rakennetun näkymän.

4. Muokkaa näkymääsi: Voit muokata kunkin näkymän nimeä, asettelua, siinä näkyviä tai piilotettuja ominaisuuksia ja paljon muuta. Voit myös suodattaa, lajitella ja ryhmitellä tietokantasi kohteita. Voit esimerkiksi haluta nähdä tehtävän pyytäjän yhdessä näkymässä, mutta et toisessa.

• Koko sivun tietokannat näkyvät sivuvalikossa muiden sivujen tavoin.

• Voit lukita koko sivun tietokannan, jotta muut käyttäjät eivät voi muuttaa sen ominaisuuksia ja arvoasetuksia valitsemalla tietokannan yläosasta ••• → Lock database.

• Voit muuttaa koko sivun tietokannan tekstiin sidotuksi tietokannaksi vetämällä tietokannan toiselle sivulle sivupalkissa, jolloin se muuttuu alasivuksi. Siirry sitten sivulle ja valitse ⋮⋮ → Turn into inline.

• Tekstiin sidotun tietokannan toiminnot ja valikot ovat piilossa siihen asti, kunnes viet hiiren osoittimen niiden päälle.

• Voit laajentaa tekstiin sidotun tietokannan koko sivun tietokannaksi valitsemalla ylhäältä ⤡.

• Voit muuttaa tekstiin sidotun tietokannan koko sivun tietokannaksi napsauttamalla ⋮⋮ ja vetämällä sen sivuvalikkoon ylätason sivuksi.

• Voit Poista, Kopioi, siirtää tai kopioida linkin tekstiin sidottuun tietokantaasi valitsemalla ⋮⋮-kuvakkeen, joka tulee näkyviin viereen, kun viet hiiren osoittimen kohdalle.

• Sivuvalikossa tekstiin sidottu tietokanta näkyy sen sivun alasivuna, jolla se on.

Tietokannasta voi tehdä kopion.

Tekstiin sidotuille tietokannoille:

1. Vie hiiren osoitin tietokannan päälle ja valitse sitten ⋮⋮.

2. Valitse Kopioi. Voit valita vaihtoehdon Kopioi sisällön kanssa, tai jos haluat käyttää samaa tietokantamääritystä muiden sivujen järjestämiseen, valitse tällöin Kopioi ilman sisältöä.

Koko sivuille:

1. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa •••-painiketta.

2. Valitse Kopioi. Voit valita vaihtoehdon Kopioi sisällön kanssa, tai jos haluat käyttää samaa tietokantamääritystä muiden sivujen järjestämiseen, valitse tällöin Kopioi ilman sisältöä.

Jokainen tietokannan kohde, joka voi olla esimerkiksi taulukon rivi tai taulun tai kalenterin kortti, on oma Notion-sivunsa, jonka voit rakentaa, muotoilla ja jonne voit asettaa sisältöä sisäkkäin kuten mille tahansa muulle sivulle.

Tietokantakohteiden lisääminen:

• Kaikkien tietokantojen kohdalla: Napsauta sinistä + Uusi-painiketta oikeassa yläkulmassa.

• Taulukon, listan tai taulun kohdalla: Lisää uusi kohde napsauttamalla alareunassa olevaa + Uusi-painiketta.

• Kalenterin kohdalla: Napsauta +-kuvaketta, joka tulee näkyviin, kun viet hiiren osoittimen jonkin päivän päälle. Näin luot uuden tapahtuman tälle päivälle.

• Gallerian kohdalla: Napsauta + Uusi -painiketta tyhjässä kortissa gallerian alareunassa, kun haluat lisätä uuden kuvakehyksen samaan kohtaan.

Näin avaat tietokannan kohteita sivuina:

• Taulukoissa vie hiiren osoitin ensimmäisen sarakkeen päälle ja napsauta näkyviin tulevaa AVAA-painiketta.

• Listoissa napsauta vain kohteen otsikkoa.

• Tauluissa, kalentereissa ja gallerioissa napsauta kortin mitä tahansa kohtaa.

• Sivut avautuvat aina esikatselutilassa. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa ⤡-kuvaketta, jos haluat tarkastella sivua koko sivun tilassa.

• Tämän sivun yläosassa näet kaikki tietokannan ominaisuudet. Jokainen rivi on yksi ominaisuus, jolla on nimi, tyyppi ja arvo. Muokkaa arvoa napsauttamalla sitä.

  • Napsauta ⋮⋮-kuvaketta, joka näkyy kunkin ominaisuuden vasemmalla puolella, kun viet hiiren osoittimen sen päälle. Näin voit vetää sitä ylös- tai alaspäin, muuttaa ominaisuuden tyypin, vaihtaa sen nimen, kopioida tai poistaa sen.

• Ominaisuuksiesi alla on vapaata sivutilaa, johon voit lisätä mitä tahansa sisältölohkoa, kuten alasivuja tai tekstiin sidottua tietokantaa.

• Koska tietokannan kohteet ovat sivuja, mikä tahansa sisältö, jonka vedät tietokantaan (esim. luettelot tai tehtävät), muuttuu automaattisesti sivuiksi.

Napsauta kohdetta hiiren oikealla painikkeella, niin näet luettelon toiminnoista. Näitä toimintoja ovat:

• Poista: Poistaa kohteen tietokannastasi.

• Kopioi: Tekee täsmällisen kopion kohteesta.

• Kopioi linkki: kopioi kyseisen kohteen ankkurilinkin leikepöydälle.

• Nimeä uudelleen: nimeää sivu uudelleen rivillä avaamatta sitä.

• Siirrä: siirtää rivin toiseen työtilaan tai sivulle (jossa se asetetaan alasivuksi).

• Muokkaa ominaisuutta: Avaa valikon, joka sisältää kaikki taulukon ominaisuudet. Napsauta haluamaasi ominaisuutta ja valitse sille uusi arvo.

Notion-tietokannan kaikkien sivujen yläosassa voi olla monia eri asioita:

1. Ominaisuudet sisältävät tietoja katselemastasi sivusta, kuten projektin omistajan, eräpäivän ja tagit.

2. Kommentit sisältävät sinun ja tiimisi jäsenten välisiä keskusteluja. Voit käyttää niitä muun muassa muiden henkilöiden merkitsemiseen tagilla, kysymysten esittämiseen ja palautteen antamiseen. 

3. Paluulinkit ovat sivuja, jotka on linkitetty nykyiselle sivulle, ja niiden avulla voit siirtyä sivujen välillä helposti.

Voit mukauttaa näiden osioiden ulkoasua samalla tavalla kuin muuallakin Notionissa. Pääset asetuksiin seuraavasti:

1. Napsauta •••-painiketta minkä tahansa Notion-sivun oikeassa yläkulmassa ja valitse Mukauta sivua.

Ominaisuuksien osalta voit käyttää tätä valikkoa valitaksesi, mitä ominaisuuskenttiä haluat näyttää sivun yläreunassa ja miten ne näytetään. Käytettävissä on seuraavat vaihtoehdot:

• Näytä aina: Mikään ei muutu, näet edelleen ominaisuuskentän.

• Piilota tyhjät: Ominaisuuskenttä ei näy sivun yläreunassa, jos siinä ei ole arvoa.

• Piilota aina: Ominaisuuskenttä ei näy sivun yläreunassa.

Pääset Mukauta sivua -valikkoon myös napsauttamalla ⋮⋮-kuvaketta jonkin ominaisuuden vieressä tietokantasivun yläosassa olevassa listassa. Kun haluat muuttaa ominaisuuksien näyttöjärjestystä sivullasi, napsauta⋮⋮-kuvaketta ja vedä sitä ylös- tai alaspäin.

Paluulinkeille on käytettävissä seuraavat vaihtoehdot:

• Laajennettu: Näytä kaikkien nykyiselle sivulle linkitettyjen sivujen koko listaus.

• Näytä ponnahdusikkunassa: Jos et halua nähdä kaikkia sivuja, voit valita, että vain paluulinkkien määrä näytetään. Napsauta, jolloin näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa näytetään kaikki sivut.

• Pois päältä: Piilota paluulinkit kokonaan.

Voit valita kummalla tavalla haluat nähdä kommentit:

• Laajennettu: Näytä koko keskustelu sivun yläosassa.

• Pois päältä: Piilota sivun kommentit ja käytä pelkistettyä näkymää.

Notionissa on ominaisuuksia, jotka ehkäisevät muihin tiimin jäseniin vaikuttaa tietojen tahatonta muokkausta, kun tietokantaa käytetään jaetussa työtilassa.

Valitse Jaa tietokannan yläosasta nähdäksesi ja hallitaksesi kaikkien käyttäjien käyttöoikeustasoja. Lue lisää jakamisesta ja käyttöoikeuksista täältä →

Sisällön muokkaus sallittu -käyttöoikeustaso on käytössä vain tietokantasivuilla, ja sen avulla käyttäjät voivat

• luoda, muokata ja poistaa tietokannan sivuja

• muokata sivujen ominaisuusarvoja.

Käyttäjät, joilla on tietokannan Sisällön muokkaus sallittu -käyttöoikeus, eivät voi

• lisätä, muokata tai poistaa tietokantaominaisuuksia tai näkymiä

• muuttaa suodattimia tai lajitteluasetuksia

• lukita tietokantaa tai avata sen lukitusta.

Tämä vaihtoehto löytyy Notion-ikkunan oikeasta yläkulmasta •••-valikosta. Ota se käyttöön, jotta muut käyttäjät eivät pääse muuttamaan tietokantasi ominaisuuksia tai asetuksia. He voivat silti muokata sen sisältämiä tietoja.

Huomaa, että kuka tahansa, jolla on muokkausoikeus, voit ottaa tämän eston käyttöön tai poistaa sen käytöstä koska tahansa. Se on hyödyllinen ja nopea turvatoimi, joka ehkäisee tietojen muokkaamisen vahingossa tietokannassa, jonka rakennetta monille ihmisillä on oikeus muuttaa.