Relaatiot ja rollupit

Ajatellaan, että hypoteettisella yritykselläsi on kaksi tietokantaa 😉

• Toinen on asiakasseurantaa varten.

• Toisella seuraat ostettuja tuotteita.

Haluat tietää, ketkä asiakkaista ostavat tiettyjä tuotteita sekä mitä tuotteita eri asiakkaat ostavat. Tässä tarvitaan relaatio-ominaisuutta!

• Kahdessa yllä olevassa taulukossa sarakkeet ↗ Ostetut tuotteet ja ↗ Asiakkaat ovat relaatio-ominaisuuksia, joita voidaan lisätä kuten mitä tahansa muitakin tietokantaominaisuuksia.

• Kun lisäät ostetun tuotteen Asiakkaat-tietokantaan, tuotteen ostaneet asiakkaat näkyvät automaattisesti Tuotteet-tietokannan ↗ Asiakkaat-sarakkeessa.

• Kun yhdistät ravintolatietokannanaluetietokantaan, näet yhdellä silmäyksellä, mitkä ravintolat ovat milläkin alueella.

• Kun yhdistät kokousmuistiinpanojen tietokannanasiakastietokantaan, näet nopeasti kutakin asiakasta koskevat muistiinpanot.

• Kun yhdistät tehtävätietokannanisojen projektien tietokantaan, voit tarkastella, millaisista tehtävistä projektit koostuvat ja miten tehtävät vaikuttavat projekteihin.

• Kun yhdistät hakijoiden tietokannanhaastattelijoiden tietokantaan, voit seurata, kuka on haastatellut ketä.

Lisätäksesi relaation kahden tietokannan välille tarvitset kaksi tietokantaa. Oletetaan, että teit edellä Asiakkaat- ja Tuotteet-tietokannat tätä esittelyä varten.

1. Lisää uusi ominaisuus Asiakkaat-tietokantaasi ja anna sille nimi, kuten Ostetut tuotteet.

2. Etsi Relaatio.

3. Etsi sitten tietokanta, jonka kanssa haluat luoda relaation.

   

4. Näet relaation esikatselun. Tässä tapauksessa olemme luoneet relaation asiakastietokannan ja tuotetietokannan välillä.

5. Napsauta sinistä Lisää relaatio -painiketta viimeistelläksesi uuden relaatio-ominaisuuden luomisen.

   

6. Kun nyt napsautat jotakin solua relaatiosarakkeessa, esiin tulee valikko, josta voit hakea ja valita toisesta tietokannasta lisättäviä kohteita.

   • Näin voit esimerkiksi lisätä tietokantaan, mitä vaatteita kukin asiakas on ostanut.

   • Lisää kohde napsauttamalla listassa olevaa nimeä. Kun haluat poistaa kohteen, vie hiiren osoitin sen päälle ja napsauta oikealla olevaa –-painiketta.

Relaatiot luodaan oletusarvoisesti yksisuuntaisina. Voit kuitenkin helposti ottaa käyttöön vastaavan relaation kohdetietokannassa.

Kaksisuuntaisissa relaatioissa muokkaukset toimivat kumpaankin suuntaan. Jos lisäät asiakkaan Tuotteet-tietokantaan relaatiosarakkeessa, muutos näkyy Asiakkaat-tietokannassa.

1. Noudata edellä olleita ohjeita uuden relaatio-ominaisuuden luomisessa.

2. Napsauta valitsinta, jonka nimi on Näytä tietokannassa [liittyvän tietokannan nimi]. Tässä esimerkissä sen nimi on Näytä Tuotteet-tietokannassa.

3. Nimeä vastaava relaatio.

4. Alla näet kaksisuuntaisen relaation esikatselun. Tässä tapauksessa olemme luoneet relaation Asiakkaat-tietokannan ja Tuotteet-tietokannan välille ja relaation Tuotteet-tietokannasta Asiakkaat-tietokantaan.

5. Napsauta sinistä Lisää relaatio -painiketta viimeistelläksesi näiden kahden uuden relaatio-ominaisuuden luomisen.

Kun muutat relaatiota, käytännössä lisäät yhteen tietokantaan tallennettuja Notion-sivuja toisen tietokannan ominaisuuskenttään.

• Näitä sivuja voidaan avata ja muokata muiden sivujen tapaan. Napsauta sivua relaatiosarakkeessa. Napsauta sitä sitten uudestaan avautuvassa ikkunassa.

• Voit myös poistaa minkä tahansa liittyvän sivun viemällä hiiren osoittimen sen päälle ja napsauttamalla oikealla olevaa –-kuvaketta.

• Voit rajoittaa relaatio-ominaisuuteen sisältyvien sivujen määrää – vaihtoehtoina on 1 sivu tai Ei rajoitusta.

• Jos valitset rajoitukseksi 1 sivun, tietokannan käyttäjät voivat valita relaatiovaihtoehdoksi vain 1 sivun. Tämä on hyödyllistä erityisesti tilanteissa, joissa vain yksi sivu saa olla relaatiossa toiseen sivuun – jos esimerkiksi kuhunkin ostoon saa liittyä vain yksi tilausnumero.

Muuta relaation näyttötapaa tietokantasivulla:

1. Kun olet tietokantasivulla, napsauta relaatiota.

2. Napsauta Ominaisuuden näkyvyys ja valitse Näytä aina, Piilota tyhjänä tai Piilota aina.

Kun asetat relaation tietokantaasi, voit lisäksi valita, että linkitetyiltä sivuilta näytetään tietyt ominaisuudet. Kuvitellaan vaikka, että sinulla on FAQ-tietokanta yrityksessäsi. Jokaisella tietueella on relaatio sivulle, joka selventää vastausta tarkemmin. Saatat haluta nähdä jokaisen sivun omistajan, jotta tiedät, keneen kääntyä lisäkysymyksissä. Voit siis säätää FAQ-tietokantaasi niin, että omistaja näkyy asianmukaisen sivun rinnalla!

Tee seuraavasti:

1. Avaa tietokannassa sivu, jolla on relaatio-ominaisuus.

2. Napsauta kyseisen ominaisuuden vieressä olevaa kenttää linkittääksesi sivun → napsauta •••.

3. Vedä näkyvässä valikossa esiin tulevan tietokannan ominaisuuksia joko kohtaan Näytetään relaatiossa lisätäksesi niitä tai kohtaan Piilotettu relaatiossa poistaaksesi niitä.

4. Kun olet valmis, haluamasi ominaisuudet näkyvät relaatiokentässä. Tämä koskee kaikkia nykyisen tietokantasi sivuja.

Oletetaan, että haluat luoda relaation samassa tietokannassa olevien kohteiden välille. Sinulla voi esimerkiksi olla tehtävätietokanta, ja haluat jokaisen tehtävän liittyvän toisiin tehtäviin.

1. Aloita luomalla uusi relaatio.

2. Hae ja valitse sen jälkeen tietokanta, jota parhaillaan työstät.

3. Näet nyt, että tietokanta liittyy tähän tietokantaan.

   • Kun luot relaation tietokannan ja sen itsensä välille, suosittelemme poistamaan käytöstä kaksisuuntaisen relaation, koska se käytännössä kopioi ominaisuuden.

Rollupit auttavat kokoamaan tietokantojen tietoja relaatioiden perusteella. Palataan edelliseen asiakkaita ja tuotteita koskevaan esimerkkiin ja oletetaan, että haluat tietää, kuinka paljon rahaa asiakas kulutti ostamiinsa tuotteisiin.

1. Luo ensin relaatio, jotta tiedät, kuka osti mitäkin.

2. Lisää uusi sarake/ominaisuus ja valitse Ominaisuuden tyyppi -valikosta kohta Rollup. Anna sille kuvaava nimi.

• Napsauttamalla mitä tahansa rollup-sarakkeen solua esiin tulee uusi valikko, jossa kysytään seuraavia asioita:

  • relaatio-ominaisuus, jonka mukaan haluat tehdä rollupin

  • niiden sivujen ominaisuus, joista haluat tehdä rollupin

  • laskelma, jota haluat käyttää niihin.

  • Haluamasi numeromuotoilu.

  • Haluamasi desimaalipilkun paikka.

• Esimerkiksi, jos haluat tehdä rollupin, valitse relaatio-ominaisuudeksi Ostetut tuotteet ja Hinta. Sitten valitse laskutoimitukseksi Summa, Numeromuoto sekä määritä lopuksi desimaalipilkun paikka.

  • Näin lisäät hinnat kunkin asiakkaan ostamaan tuotteeseen, jolloin näet asiakkaan kuluttaman summan rollup-sarakkeessa.

Rollupina voi käyttää eri laskelmia. Tässä ovat ne kaikki:

• Näytä alkuperäinen: Tämä vaihtoehto näyttää kaikki liittyvät sivut samassa solussa. Se on sama kuin relaatio-ominaisuus.

• Näytä ainutlaatuiset arvot: Tämä näyttää jokaisen ainutlaatuisen arvon valitussa ominaisuudessa kaikille liittyville sivuille.

• Kaikkien määrä: Laskee arvojen kokonaismäärän valitussa ominaisuudessa kaikille liittyville sivuille.

• Arvojen määrä: Laskee ei-tyhjien arvojen määrän valitussa ominaisuudessa kaikille liittyville sivuille.

• Ainutlaatuisten arvojen määrä: Laskee ainutlaatuisten arvojen määrän valitussa ominaisuudessa kaikille liittyville sivuille.

• Laske tyhjät: Laskee liittyvien sivujen määrän, joissa on valitun ominaisuuden kohdalla tyhjä arvo. Jos esimerkiksi yhdellä asiakkaan ostamalla tuotteella ei ollut hintaa ja se oli valittu ominaisuus, rollup-sarakkeen arvo olisi 1.

• Määrä ei ole tyhjä: Laskee liittyvien sivujen määrän, joissa on valitun ominaisuuden kohdalla määritettyjä arvoja.

• Prosenttia tyhjiä: Laskee sellaisten liittyvien sivujen prosenttimäärän, joissa ei ole valitun ominaisuuden kohdalla arvoa.

• Muiden kuin tyhjien prosenttiosuus: Laskee sellaisten liittyvien sivujen prosenttimäärän, joissa on valitun ominaisuuden kohdalla arvo.

Nämä rollup-laskelmat ovat käytettävissä vain Numero-ominaisuuksille:

• Summa: Laskee liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien summan (kuten edellä).

• Keskiarvo: Laskee liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien keskiarvon.

• Mediaani: Näyttää liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien mediaanin.

• Väh.: Näyttää liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien pienimmän luvun.

• Enint.: Näyttää liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien suurimman luvun.

• Alue: Laskee liittyvien sivujen numeeristen ominaisuuksien suurimman ja pienimmän luvun välisen alueen (väh.–enint.).

Nämä rollup-laskelmat ovat käytettävissä vain Päivämäärä-ominaisuuksille:

• Varhaisin päivämäärä: Etsii kaikkien liittyvien sivujen päivämääräominaisuuksien varhaisimman päivämäärän/kellonajan.

• Viimeisin päivämäärä: Etsii kaikkien liittyvien sivujen päivämääräominaisuuksien viimeisimmän päivämäärän/kellonajan.

• Aikaväli: Laskee liittyvien sivujen päivämääräominaisuuksien varhaisimman ja viimeisimmän päivämäärän välisen aikavälin.

Voit lisätä laskelmia rollup-sarakkeeseen sekä taulukoissa että tauluilla saadaksesi käsityksen koko tietokannan summista, vaihteluväleistä, keskiarvoista ja muista asioista.

• Oletetaan, että haluat tietää, kuinka paljon rahaa kaikki asiakkaasi käyttivät yhteensä.

• Klikkaa Order Total-ominaisuutta asiakkaiden taulukossasi.

• Kun valikko aukeaa, vie hiiri kohdalle Calculate → More options.

• Valitse Sum.