Best practice per creare e ottimizzare un agente personalizzato

Un agente personalizzato ben progettato utilizza meno crediti e offre risultati migliori. Ecco come ottenere il massimo da ogni esecuzione:

• Usa gli agenti personalizzati per il lavoro ricorrente. Per le richieste una tantum, usa invece l'agente di Notion: è incluso nel tuo piano. Gli agenti personalizzati utilizzano i crediti Notion perché lavorano autonomamente in background, che tu sia online o meno.

• Scegli trigger specifici. Imposta il trigger su @-menzioni specifiche o modifiche alle proprietà, non su ogni messaggio o aggiornamento del database. Meno falsi avvii, meno esecuzioni sprecate.

• Mantieni il contesto limitato. Indica al tuo agente le pagine o i database specifici di cui ha bisogno. In questo modo, legge solo ciò che deve e ogni esecuzione rimane focalizzata.

• Definisci "Fatto" in anticipo. Spiega al tuo agente esattamente com'è un'esecuzione completa. Più chiare sono le istruzioni, più velocemente arriverà al risultato.

• Raggruppa le attività indipendenti. Ad esempio, chiedi al tuo agente di leggere più fonti contemporaneamente invece di una alla volta.

  • ✅ "Leggi il database Projects e il canale Slack #support, poi scrivi l'aggiornamento settimanale."

  • 🚫 "Leggi il database Projects, poi scrivi l'aggiornamento settimanale. Poi leggi il canale Slack #support e aggiungi all'aggiornamento settimanale."

• Parti da un agente esistente quando il workflow è simile. Se un workflow di cui hai bisogno esiste già come agente personalizzato, duplicalo invece di crearlo da zero. Apri l'agente, seleziona ••• e scegli Duplica.

  • La copia è privata per impostazione predefinita.

  • Dopo aver duplicato, autentica nuovamente strumenti come Slack, verifica che i trigger siano stati trasferiti come previsto e ridistribuisci eventuali Workers: non sono inclusi nella duplica. Questo è particolarmente utile per creare rapidamente varianti di team di un agente funzionante. Scopri di più su come duplicare un agente personalizzato in questo articolo.

Gli agenti personalizzati sono più affidabili quando hanno un compito chiaro, le fonti giuste e una definizione precisa di "Fatto". Questo articolo sulle best practice spiega come scrivere istruzioni migliori, scegliere i trigger giusti e migliorare i risultati nel tempo.

Se non sai da dove iniziare, parti dal lavoro che il tuo team ripete spesso. Gli agenti personalizzati sono più efficaci quando il workflow è prevedibile e facile da rivedere.

Cerca workflow che siano:

• Ripetibili, come compilare report, smistare le richieste in arrivo o rispondere a domande comuni su Slack

• Frequenti, ovvero che si verificano quotidianamente o settimanalmente

• Facile da valutare, così puoi capire rapidamente se il risultato è corretto

Una volta scelto un workflow, crea prima la versione più semplice del tuo agente. Assicurati che funzioni in modo affidabile prima di aggiungere complessità.

Quando il processo sembra stabile e prevedibile, puoi aggiungere trigger o frequenze per automatizzarlo completamente.

Quando dai istruzioni chiare al tuo agente personalizzato, produce risultati più coerenti e affidabili. Concentrati su come appare il successo e fornisci il contesto necessario per ottenerlo.

Inizia con il risultato che desideri

• Descrivi come dovrebbe apparire il risultato finale, invece di elencare ogni passaggio

• Lascia che l'agente determini come arrivarci

• Esempio: “Crea un aggiornamento di stato settimanale che riassuma le attività completate, i blocchi e i passaggi successivi.”

Condividi un esempio reale

• Incolla un aggiornamento di stato precedente, un report formattato o una richiesta smistata

• Usa esempi concreti invece di descrizioni astratte

Sii chiaro riguardo al formato e alla destinazione

• Specifica dove deve andare il risultato (Slack, un database o una pagina esistente)

• Indica quali proprietà o sezioni devono essere compilate

• Esempio: “Pubblica il riepilogo in #team-updates e aggiungi al database Weekly Reports.”

Imposta limiti semplici

• Chiarisci cosa deve fare l'agente e cosa deve evitare

• Esempio: “Aggiorna la pagina del report settimanale esistente, non una nuova,” o “Rispondi solo in #support.”

Indica i casi limite

• Spiega cosa dovrebbe accadere se non ci sono dati o nulla di nuovo da segnalare

• Esempio: “Se non ci sono aggiornamenti questa settimana, pubblica ‘Nessun aggiornamento’ invece di saltare.”

Mantieni le istruzioni brevi e mirate

• Istruzioni più brevi producono risultati più coerenti

• Se la configurazione diventa lunga, suddividi il workflow in più agenti

Quando configuri il tuo agente personalizzato, decidi se il lavoro deve essere eseguito secondo una frequenza, in risposta a un'azione o entrambi.

Usa le frequenze per il lavoro prevedibile

• Scegli una frequenza quando l'attività deve essere eseguita a una cadenza prestabilita, indipendentemente dall'attività.

• Ideale per attività ricorrenti come report settimanali, briefing giornalieri o riepiloghi mensili

Usa i trigger per le attività reattive

• Scegli un trigger quando l'attività deve essere eseguita in risposta a qualcosa che accade

• Esempi includono un bug segnalato su Slack, una nuova pagina aggiunta a un database o un'email da un mittente specifico

Combina frequenze e trigger quando necessario

• Alcuni workflow presentano due modelli

• Ad esempio, un agente basato su trigger può classificare i bug man mano che arrivano, mentre un agente pianificato separato compila un riepilogo settimanale di tali bug classificati

Inizia con una frequenza inferiore e un ambito limitato

• Inizia con una frequenza settimanale invece che giornaliera

• Inizia con un canale invece che con cinque

• Aumenta la scala una volta confermato che il risultato è coerente e affidabile.

Prima di attivare completamente il tuo flusso di lavoro, prenditi del tempo per testare e regolare la tua configurazione.

Testa prima di attivare trigger o frequenze

• Fai clic su Esecuzione per avviare l'agente manualmente

• Esamina il risultato per confermare che si comporti come previsto.

• Attiva i trigger o le frequenze solo quando i risultati sembrano corretti.

Testa con un gruppo piccolo

• Condividi l'agente con alcuni membri del team per raccogliere feedback

• Usa il feedback iniziale per individuare i problemi prima di distribuirlo più ampiamente

Prevedi l'iterazione:

• La maggior parte degli agenti richiede diverse esecuzioni di prova per funzionare correttamente

• Affina le istruzioni in base a ciò che l'output mostra effettivamente, non a ciò che intendevi dire con le istruzioni

Per prima cosa, controlla il registro:

• Fai clic sull'icona dell'orologio per vedere cosa ha attivato l'esecuzione

• Esamina ciò che ha fatto l'agente e dove potrebbe aver fallito

• Usa il registro per diagnosticare i problemi e confermare che l'agente si comporti come previsto prima di espandere l'accesso

Conosci le soluzioni comuni

• \"Risultato errato\" di solito significa che le istruzioni necessitano di maggiore specificità

• \"Dati mancanti\" spesso significa che l'agente necessita di accesso a pagine o database aggiuntivi sotto

  Strumenti e accesso

• \"Esecuzioni fallite\" in genere indicano una lacuna nei permessi o istruzioni poco chiare

Un agente ben progettato esegue più velocemente ed evita lavoro non necessario. Tre fattori influenzano l'efficienza:

• Quanto spesso esegue l'agente,

• Quanto contenuto legge, e

• Quanti passaggi compie per completare un'attività

Il modo più semplice per migliorare le prestazioni è limitare le esecuzioni non necessarie. Progetta i trigger in modo che l'agente esegua solo quando è probabile che intraprenda un'azione.

Inizia in piccolo ed espanditi gradualmente

• Inizia con esecuzioni settimanali invece che giornaliere

• Usa un canale o un workflow prima di espanderti ad altri

• Aumenta la frequenza una volta che i risultati sono affidabili

Usa trigger ad alto segnale in modo che l'agente esegua solo quando necessario

• Per Slack: Trigger su @-menzione o su una specifica reazione emoji invece che su tutti i messaggi

• Per Notion: Trigger su modifiche di proprietà specifiche invece che su ogni aggiornamento del database

• Per Notion Mail: Trigger su un set filtrato di email invece che su ogni messaggio

Aspettati alcune esecuzioni di “Nessuna azione necessaria”

• Queste si verificano quando l'agente determina che non c'è nulla da fare

• Questo è normale ed efficiente: l'agente controlla solo il trigger e le istruzioni prima di uscire

Più contenuto legge un agente, più lavoro richiede ogni esecuzione. Mantieni l'ambito limitato.

• Limita l'agente all'ambito più ristretto possibile. Idealmente una singola pagina o poche pagine che rimandano a sottopagine che l'agente può caricare solo se necessario.

• Evita di chiedere all'agente di cercare in modo generico se sai già quale database o pagina dovrebbe utilizzare come fonte.

Ogni passaggio aggiuntivo in un'esecuzione aumenta il lavoro, specialmente quando l'agente personalizzato esegue ricerche multiple.

• Sii esplicito riguardo alla definizione di Fatto, in modo che l'agente termini in meno passaggi.

• È più efficiente se l'agente richiama più strumenti contemporaneamente. Incoraggia l'uso parallelo degli strumenti nelle tue istruzioni quando possibile.

  • Può essere eseguito contemporaneamente: \"Leggi il database Progetti, il canale Slack Engineering e la pagina delle ultime note di sprint contemporaneamente.\" Queste tre fonti sono indipendenti, quindi l'agente le legge tutte simultaneamente invece di una alla volta.

  • Deve essere eseguito in ordine: "Crea una pagina riassuntiva nel database report, quindi pubblica il link su #team-updates in Slack." L'agente ha bisogno dell'URL della pagina prima di poter pubblicare il link, quindi questi passaggi avvengono in sequenza.

Se l'agente pone frequentemente molte domande di follow-up, riprova la stessa azione, ricontrolla le stesse pagine o genera errori in modi prevedibili, le istruzioni o le impostazioni necessitano di miglioramenti.

• Se le esecuzioni generano spesso errori per motivi di mancato permesso (mancato accesso per rispondere su Slack o un URL non attendibile), regola l'accesso dell'agente in Strumenti e accesso o indica all'agente nelle istruzioni di evitare tali azioni.