Importeren vanuit Asana

Door te importeren vanuit Asana kun je de teams, projecten en taken van je organisatie in Asana verplaatsen naar Notion. Elk lid op elk abonnement kan gebruikmaken van de Asana-importer.

• Asana-projecten → Notion Projecten

• Asana-taken → Notion taken

• Asana-teams → Notion Teamspaces

• Asana-organisaties of -workspaces → Notion workspaces

• Je Projecten- en Taken-databases zijn aan elkaar gekoppeld, in lijn met onze Projects & Tasks sjabloon.

• Importeer maximaal ~6.000 taken en ~200 projecten. Grotere importen kunnen mislukken.

  • Tip: Splits grote migraties op in meerdere batches.

• Limiet voor bijlagen: Elke werkruimte kan ongeveer 100–120 bestandsbijlagen per dag importeren.

  • Tip: Verspreid imports met veel bijlagen over meerdere dagen.

• Zodra de import begint, kun je je browser veilig sluiten. We sturen je een e-mail wanneer je import voltooid is.

• Bekijk de voortgang van je import in Instellingen → Importeren. Daar kun je de status van je import en voltooide importen zien.

Voordat je begint

• Je moet gekoppeld zijn aan een team in Asana, zelfs als je de enige persoon in dat team bent.

• Je kunt slechts één Asana-werkruimte tegelijk naar Notion importeren.

• Elk Asana-team wordt geïmporteerd in één Notion Teamspace.

• Meerdere projecten die in één Teamspace worden geïmporteerd, komen in dezelfde Projecten- en Taken-databases terecht. Importeer in batches om naar afzonderlijke databases te importeren.

Importeren naar Notion

1. Ga naar Instellingen in je zijbalk → Importeren → Import van derden → Asana. Gebruik anders het /asana-commando op een pagina en selecteer de optie onder Importeren.

2. Meld je aan bij Asana en verleen de gevraagde machtigingen.

3. Selecteer onder Kies Asana-werkruimte de Asana-werkruimte die je wilt importeren.

4. Selecteer de projecten die je wilt importeren.

5. Kies waar je je projecten wilt importeren. Je kunt ze naar een Teamspace sturen, waar Notion een nieuwe Projecten- en Taken-database aanmaakt, of een bestaande Projecten-database selecteren. Alleen databases van het type Projecten met een gekoppelde Taken-database die je kunt bewerken, worden weergegeven.

6. Vink het vakje naast je werkruimte-naam aan om Voltooide projecten uit te sluiten of Alle projecten te selecteren indien nodig.

7. Selecteer Volgende.

8. Kies om Alle eigenschappen te selecteren (standaard) of Eigenschappen aan te passen. Let op: sommige standaardeigenschappen moeten worden geïmporteerd.

9. Kies of de Status-eigenschap in Notion moet worden gekoppeld aan je Sectie- of Voltooid-eigenschap in Asana.

10. Selecteer Importeren.

Als je naar een Teamspace importeert, worden je Asana-projecten en -taken geïmporteerd in Projecten- en Taken-databases in Notion, vooraf ingevuld met verschillende weergaven. Als je een bestaande Projecten-database als bestemming hebt geselecteerd, worden je projecten aan die database toegevoegd, waarbij hun taken worden toegevoegd aan de gekoppelde Taken-database, met gebruik van de eigenschapskoppeling die je tijdens het importeren hebt ingesteld.

Weergaven van de Projecten-database

• Actief (tabelweergave): Toont projecten met een status 'te doen' of 'bezig'.

• Tijdlijnweergave: Geeft projectnaam, status, eigenaar en voltooiingspercentage weer.

• Bordweergave: Groepeert projecten op status (Planning, Backlog, On Track), gesorteerd op aflopende prioriteit.

• Alles (tabelweergave): Geeft alle geïmporteerde projecten weer.

Weergaven van de Taken-database

• Per project (tabelweergave): Alle taken gegroepeerd per project.

• Bordweergave: Taken gegroepeerd op status, gesorteerd op aflopende prioriteit.

• Alle taken (tabelweergave): Alle geïmporteerde taken.

• Mijn taken (tabelweergave): Taken die aan jou zijn toegewezen.

• Agendaweergave: Taken op datum met verantwoordelijke en status.

Wanneer je import is voltooid, ontvang je een importlog in het gedeelte Privé van je zijbalk met een /overzicht en de Notion-Teamspace waarin je content is geïmporteerd.

• Voor Asana OAuth is mogelijk goedkeuring van een beheerder vereist, afhankelijk van je organisatie-instellingen of abonnement. De importomvang is beperkt tot waartoe de geauthenticeerde gebruiker toegang heeft.

  • Tip: Vraag je Asana-beheerder om de Notion OAuth-app vooraf goed te keuren.

• Aangepaste velden worden mogelijk niet 1:1 gekoppeld aan Notion-eigenschappen. Sommige velden moeten na de import mogelijk handmatig worden toegevoegd. Overweeg voor op automatisering gerichte configuraties een tool zoals Zapier of Make.

• De import is een eenmalige gebeurtenis; toekomstige wijzigingen in Asana worden niet automatisch doorgevoerd in Notion.

• Projecten moeten in Asana tot een team behoren om in de importtool te verschijnen.

  • Tip: Controleer dubbel of alle projecten aan teams zijn toegewezen voordat je begint.

• Projecten worden niet weergegeven in Notion

  • Waarom dit gebeurt: Projecten zijn niet gekoppeld aan een team in Asana. De importtool van Notion haalt alleen projecten op die tot een team behoren.

  • Oplossing: Wijs in Asana elk ontbrekend project toe aan een team voordat je de import uitvoert.

• Taakaantallen komen niet overeen tussen Notion en Asana

  • Waarom dit gebeurt: In Asana kunnen subtaken direct aan projecten worden gekoppeld en worden meegeteld in projecttotalen. In Notion bevinden subtaken zich alleen onder hun bovenliggende taken en zijn ze niet direct gekoppeld aan projecten.

  • Oplossing: Controleer of subtaken direct aan projecten zijn gekoppeld in Asana. Verwacht verschillen in aantallen, tenzij die subtaken handmatig in Notion worden toegevoegd.

• Ik kan sommige borden van hetzelfde Asana-project niet vinden na het importeren

  • Waarom dit gebeurt: De importtool haalt alleen geselecteerde projecten op; borden kunnen zich in een andere Asana-werkruimte of team bevinden; gearchiveerde of voltooide projecten zijn mogelijk uitgesloten; of de uitvoering is voltooid met gedeeltelijke resultaten.

  • Oplossing: Voer de import opnieuw uit en selecteer die specifieke projecten. Zorg ervoor dat ze zich in dezelfde Asana-werkruimte en hetzelfde team bevinden, schakel indien nodig "Voltooide projecten uitsluiten" uit, controleer de doel-Teamspace en bekijk de importlogboekpagina die na de uitvoering is aangemaakt.

Wanneer je import is voltooid, ontvang je een importlog in het gedeelte Privé van je zijbalk. In dit log vind je een /overzicht van je import, inclusief de Notion Teamspace waarin je Asana-projecten en -taken zijn geïmporteerd.