การตั้งค่าการแชร์และสิทธิ์การเข้าถึง

เลือก แชร์ ที่ด้านบนของหน้าใดก็ได้เพื่อ:

• เชิญคนอื่นเข้าร่วมหน้านี้

• ดูและเปลี่ยนว่าใครมีสิทธิเข้าถึงหน้านี้ และมีสิทธิในระดับใด

• คัดลอกลิงค์ของหน้าเพื่อแชร์ให้คนอื่น

• เปิดแท็บ เผยแพร่ เพื่อแชร์หน้าไปยังเว็บ เรียนรู้เพิ่มเติม ที่นี่ →

บางครั้งคุณอาจต้องการแชร์หน้ากับสมาชิกบางคนในพื้นที่ทำงานเท่านั้น เช่น เอกสารประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้จัดการ หรือโน้ตสำหรับทีมโปรเจ็กต์เล็ก ๆ วิธีแชร์หน้ากับบุคคลที่ระบุ:

1. เลือกแชร์ที่ด้านบนของหน้า

2. ค้นหาและเลือกชื่อสมาชิก/กลุ่มในพื้นที่ทำงานที่คุณต้องการแชร์หน้านั้นด้วย นอกจากนี้ คุณยังสามารถเชิญบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณเข้ามาในฐานะผู้ใช้ชั่วคราวได้โดยการป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขา

3. เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากชื่อคนที่คุณจะเชิญ จากนั้นเลือกระดับสิทธิ

4. เลือกเชิญ

เมื่อคุณแชร์หน้ากับสมาชิกพื้นที่ทำงานที่ระบุ จะเห็นหน้านั้นในส่วน ใช้ร่วมกัน ของแถบด้านข้าง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนต่าง ๆ ของแถบด้านข้าง ที่นี่ →

พื้นที่ทำงานของทีมคือพื้นที่เฉพาะสำหรับแต่ละทีมภายในองค์กรหรือบริษัทของคุณ โดยแต่ละพื้นที่ทำงานของทีมจะมีสมาชิกและระดับสิทธิ์ของตนเอง ซึ่งเจ้าของพื้นที่ทำงานของทีมสามารถปรับแต่งได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มสมาชิกและการกำหนดสิทธิ์ในพื้นที่ทำงานของทีม →

การแชร์หน้า Notion กับพื้นที่ทำงานของทีมที่คุณเป็นสมาชิกมี 2 วิธี ดังนี้

• เลื่อนเมาส์ไปที่ชื่อพื้นที่ทำงานของทีมในแถบด้านข้าง แล้วสร้างหน้าใหม่ภายในพื้นที่ทำงานของทีมดังกล่าวโดยคลิกเครื่องหมาย + ที่ปรากฏ

• จากแถบด้านข้าง ให้ลากหน้าไปยังพื้นที่ทำงานของทีม

ผู้ใช้ชั่วคราวคือบุคคลที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณ ซึ่งอาจเป็นผู้รับเหมาหรือลูกค้าที่คุณร่วมงานด้วย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ใช้ชั่วคราว ที่นี่ →

เมื่อคุณเชิญใครบางคนเข้ามาในหน้าของคุณในฐานะผู้ใช้ชั่วคราวแล้ว พวกเขาจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังหน้านั้น ผู้ใช้ชั่วคราวจะต้องมีบัญชี Notion ของตนเองเพื่อเข้าถึงหน้าของคุณ

คุณสามารถจัดการการเข้าถึงทั่วไปของหน้าได้โดยเลือก แชร์ ที่ด้านบนของหน้าและกำหนดค่า การเข้าถึงทั่วไป. ที่นี่คุณสามารถเลือกแชร์หน้าของคุณกับ:

• ผู้ที่ได้รับเชิญเท่านั้น: หมายความว่ามีเพียงคุณและคนที่ได้รับเชิญเท่านั้นที่เข้าถึงหน้าของคุณได้

• ทุกคนใน {your workspace}: หมายความว่าสมาชิกคนอื่นๆ ในพื้นที่ทำงานจะเข้าถึงหน้าของคุณได้ผ่านการค้นหาหรือลิงค์

  • เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากทุกคนใน {your workspace} แล้วสลับเป็นซ่อนในการค้นหาเพื่อซ่อนหน้านี้จากผลการค้นหาสำหรับผู้ใช้ที่ไม่เคยเข้าชมหน้านี้มาก่อนหรือยังไม่มีลิงค์มายังหน้านี้

• ทุกคนบนเว็บที่มีลิงก์: หมายความว่าใครก็ตามที่มีลิงก์ไปยังหน้าของคุณสามารถเข้าถึงได้ แม้ว่าจะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงานของคุณหรือไม่ได้เป็นผู้ใช้ Notion ก็ตาม โปรดทราบว่าผู้เยี่ยมชมหน้าจะต้องเข้าสู่ระบบ Notion หากต้องการแสดงความคิดเห็นหรือแก้ไขหน้าของคุณ

  • หากคุณต้องการให้ลิงค์นี้หมดอายุ ให้เปิดดร็อปดาวน์ถัดจาก ทุกคนบนเว็บที่มีลิงก์ จากนั้นเปิดดร็อปดาวน์ถัดจาก ลิงค์หมดอายุ แล้วเลือกเวลาหรือวันที่

  • เจ้าของพื้นที่ทำงานระดับองค์กรปิดใช้งานลิงค์การแชร์แบบสาธารณะเหล่านี้ได้โดยไปที่การตั้งค่า → การรักษาความปลอดภัย แล้วเปิดปุ่มปิดการเผยแพร่ไซต์ แบบฟอร์ม และลิงค์สาธารณะ

สำหรับแต่ละกลุ่มคนที่คุณให้สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป คุณสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงได้

คุณสามารถกำหนดระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันให้กับแต่ละบุคคล กลุ่ม หรือพื้นที่ทำงานของทีมที่คุณแชร์หน้าด้วยได้ ซึ่งจะช่วยรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและให้คุณควบคุมงานได้อย่างละเอียดและแม่นยำ

ระดับสิทธิใน Notion:

• เข้าถึงเต็มรูปแบบ: ผู้ที่มีสิทธิเข้าถึงหน้าเต็มรูปแบบจะแก้ไขเนื้อหาในหน้าได้ทุกอย่าง และแชร์หน้ากับใครก็ได้ตามต้องการ

• แก้ไข: เลือกระดับการเข้าถึงนี้ให้ผู้ที่ควรแก้ไขเนื้อหาบนหน้าได้ แต่ไม่ควรแชร์หน้ากับผู้อื่น

• สามารถแก้ไขเนื้อหา: ระดับสิทธิ์นี้พบได้ใน หน้าฐานข้อมูล เท่านั้น ผู้ที่มีระดับการเข้าถึงนี้สามารถสร้างและแก้ไขหน้าภายในฐานข้อมูล และแก้ไขค่าคุณสมบัติสำหรับหน้าเหล่านั้นได้ อย่างไรก็ตาม พวกเขาจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของฐานข้อมูลและคุณสมบัติ มุมมอง การเรียงลำดับ หรือตัวกรองของฐานข้อมูลได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลที่นี่ →

• สร้างได้: ระดับสิทธิ์นี้พบได้เฉพาะใน หน้าฐานข้อมูล และมีให้ใช้งานในแพ็คเกจ Business และ Enterprise บุคคลที่มีสิทธิ์ระดับนี้สามารถสร้างหน้าใหม่ภายในฐานข้อมูลได้ แต่ไม่สามารถดูหรือแก้ไขหน้าที่มีอยู่เดิม ซึ่งตนเองไม่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงเป็นการส่วนตัวได้ ซึ่งจะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการให้ผู้ร่วมงานส่งรายการ (เช่น ตั๋วไอที คำของาน หรือการตอบกลับแบบฟอร์ม) โดยไม่สามารถดูหรือแก้ไขรายการของผู้อื่นได้

• แสดงความคิดเห็นได้: เลือกระดับการเข้าถึงนี้สำหรับบุคคลที่ควรมีความสามารถแสดงความคิดเห็นในหน้าเท่านั้น โดยพวกเขาจะไม่สามารถแก้ไขหรือแชร์เนื้อหาได้

• เข้าชม: ผู้ที่มีสิทธิเข้าถึงระดับนี้จะอ่านเนื้อหาบนหน้าได้ แต่จะแสดงความคิดเห็น แก้ไข หรือแชร์ไม่ได้

นอกจากนี้ยังมีการดำเนินการที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับบทบาทของบุคคลในพื้นที่ทำงาน หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดอ่าน บทความนี้ →

วิธีเปลี่ยนระดับสิทธิของบุคคลในหน้าที่ต้องการ:

1. เลือกแชร์ที่ด้านบนของหน้า

2. เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากชื่อบุคคล กลุ่ม หรือพื้นที่ทำงานที่แชร์หน้าด้วย

3. เลือกระดับสิทธิ

เห็นบุคคลอื่นในหน้าที่คุณไม่ได้ตั้งใจจะแชร์ด้วยใช่ไหม ต้องการทำให้หน้าเป็นส่วนตัวใช่ไหม มีสองสามวิธีที่คุณสามารถหยุดแชร์หน้าของคุณกับผู้อื่นได้:

• จากแถบด้านข้าง ให้ลากหน้าไปยังส่วนส่วนตัว ให้คุณเป็นคนเดียวที่ดูได้

• เลือก แชร์ ที่ด้านบนของหน้า จากนั้น เปิดดร็อปดาวน์ถัดจากพื้นที่ทำงาน กลุ่ม หรือบุคคลที่มีสิทธิเข้าถึงอยู่ แล้วเลือก ลบ

หากฐานข้อมูลของคุณมีพร็อพเพอร์ตี้บุคคลอย่างน้อยหนึ่งรายการ คุณจะสามารถกำหนดสิทธิ์เฉพาะให้กับบุคคลในพร็อพเพอร์ตี้บุคคลนั้นได้ ตัวอย่างเช่น:

• คุณอาจมีฐานข้อมูลตั๋วไอทีที่คุณต้องการให้ผู้สร้างตั๋วสามารถแก้ไขตั๋วของตนเองได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขตั๋วที่ผู้อื่นสร้างขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ

• คุณอาจเป็นผู้สรรหาบุคลากรที่ทำงานกับผู้สมัครจำนวนมาก แต่ต้องการให้ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานเห็นข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครของตนเองเท่านั้น

• คุณอาจกำลังทำงานกับทีมผู้รับเหมาที่ควรจะดูและแก้ไขได้เฉพาะงานของตนเองในฐานข้อมูลเท่านั้น

สิทธิ์ที่คุณกำหนดผ่านคุณสมบัติบุคคลจะมีผลกับมุมมองทั้งหมดของฐานข้อมูลของคุณ และจะแสดงในมุมมองที่เชื่อมโยงของฐานข้อมูลด้วยเช่นกัน

ในการตั้งค่าสิทธิ์สำหรับพร็อพเพอร์ตี้บุคคลหรือพร็อพเพอร์ตี้สร้างโดย:

1. เปิดฐานข้อมูล ซึ่งจะต้องเป็นฐานข้อมูลต้นทาง ไม่ใช่มุมมองที่เชื่อมโยงของฐานข้อมูลนั้น

2. คลิก แชร์ ที่ด้านบนของฐานข้อมูล

3. ภายใต้ การเข้าถึงระดับหน้า ให้เลือก เพิ่มกฎใหม่

4. เลือกพร็อพเพอร์ตี้บุคคลหรือพร็อพเพอร์ตี้สร้างโดยจากฐานข้อมูลของคุณ

5. เลือกระดับการเข้าถึง

6. เลือก สร้างกฎ

หากฐานข้อมูลของคุณมีแหล่งข้อมูลหลายแหล่ง แต่ละแหล่งข้อมูลสามารถมีกฎสิทธิ์ของตนเองได้ คุณจะสามารถสลับไปมาระหว่างแหล่งข้อมูลต่างๆ ได้เมื่อตั้งค่าสิทธิ์เหล่านี้ในเมนู แชร์

คุณสามารถสร้างสิทธิ์ใหม่สำหรับคุณสมบัติบุคคลเพิ่มเติมในฐานข้อมูลของคุณได้โดยคลิก เพิ่มกฎใหม่

วิธีที่ผู้อื่นสามารถโต้ตอบกับเนื้อหาของฐานข้อมูลหลังจากที่คุณกำหนดการเข้าถึงระดับหน้าแล้วนั้น ขึ้นอยู่กับว่าพวกเขามีสิทธิ์เข้าถึงฐานข้อมูลนั้นหรือไม่

ถ้ามีคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงฐานข้อมูล

สมมติว่าคุณมี การเข้าถึงเต็มรูปแบบ ในฐานข้อมูลงาน ในขณะที่ Anna ซึ่งเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณมีสิทธิ์ แสดงความคิดเห็นได้

จากนั้น คุณสร้างกฎการเข้าถึงระดับหน้าที่ให้สิทธิ์ แก้ไขได้ แก่บุคคลในพร็อพเพอร์ตี้ผู้รับมอบหมาย โดยมอบหมาย Task 1 ให้ Anna

นอกเหนือจากการดูและแสดงความคิดเห็นในทุกหน้าของฐานข้อมูลแล้ว ตอนนี้ Anna ยังสามารถแก้ไข Task 1 ได้ด้วยกฎระดับหน้าดังกล่าว

หากมีคนไม่มีสิทธิเข้าถึงฐานข้อมูล

สมมติว่าคุณมี การเข้าถึงเต็มรูปแบบ ให้กับฐานข้อมูลงาน และไม่มีใครได้รับสิทธิ์เข้าถึง

จากนั้น คุณสร้างกฎการเข้าถึงระดับหน้าที่ให้สิทธิ์ แก้ไขได้ ให้กับบุคคลในพร็อพเพอร์ตี้ผู้รับมอบหมาย คุณมอบหมาย Task 1 ให้ Anna หาก Anna พยายามเข้าถึงฐานข้อมูลงานของคุณ เธอจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด เพราะเธอไม่มีสิทธิ์เข้าถึงฐานข้อมูลงานของคุณและมีสิทธิ์เฉพาะ Task 1 เท่านั้น มีสองวิธีที่ Anna จะสามารถดูและทำงานใน Task 1 ได้:

1. เมื่อคุณมอบหมายงานให้ Anna และให้สิทธิ์การเข้าถึงผ่านกฎระดับหน้า Anna จะได้รับการแจ้งเตือนใน Notion ว่าเธอได้รับมอบหมายให้ทำ Task 1 จากนั้นเธอสามารถเปิดงานดังกล่าวได้จากกล่องข้อความของเธอ

2. สร้างมุมมองแบบลิงก์ของฐานข้อมูลงานของคุณในหน้าใดหน้าหนึ่ง และให้ Anna สิทธิ์เข้าถึงหน้านั้น Anna จะสามารถเข้าถึงและแก้ไข Task 1 ในมุมมองแบบลิงก์ได้ นอกจากนี้ งานอื่นๆ ที่คุณมอบหมายให้ Anna ในฐานข้อมูลนั้น ก็จะสามารถเข้าถึงได้ผ่านมุมมองแบบลิงก์ดังกล่าว

วิธีสร้างมุมมองแบบลิงก์ของฐานข้อมูล:

1. ในหน้า ให้พิมพ์ /linked

2. ในเมนูคำสั่ง slash ให้เลือก Linked view of data source

3. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้ค้นหาและเลือกฐานข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์ไปหา

4. ฐานข้อมูลที่คุณเลือกจะแสดงเป็นสำเนาของฐานข้อมูลต้นฉบับ ซึ่งสามารถกรองและจัดเรียงในรูปแบบที่แตกต่างกันได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่อฐานข้อมูลต้นฉบับ

เนื่องจาก Anna มีสิทธิ์เข้าถึงงานของเธอผ่านกฎการเข้าถึงระดับหน้าเท่านั้น เธอจึงไม่สามารถสร้างหน้าใหม่ในฐานข้อมูลได้ หากต้องการอนุญาตให้สร้างหน้าใหม่ คุณจะต้องสร้างแบบฟอร์มขึ้นมา

วิธีลบกฎการอนุญาตสำหรับบุคคลเฉพาะเจาะจงหรือกฎที่สร้างโดยคุณสมบัติ:

1. เลือก แชร์ ที่ด้านบนของฐานข้อมูล

2. เปิดเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับกฎที่มีอยู่

3. เลือก ลบกฎการอนุญาต

เมื่อคุณสร้างหน้าย่อยภายในหน้า หน้าย่อยนั้นจะรับการอนุญาตของหน้าหลักมา หากต้องการเปลี่ยนสิ่งนี้ ให้ไปที่หน้าย่อยและอัปเดตการอนุญาตที่นั่น

เจ้าของพื้นที่ทำงานของทีมสามารถตั้งค่าการอนุญาตเริ่มต้นสำหรับเนื้อหาในพื้นที่ทำงานของทีมของตนได้ ซึ่งจะมีผลกับทุกหน้าใหม่ที่สร้างขึ้นในพื้นที่ทำงานของทีม และหากคุณต้องการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงที่ระดับหน้า

Notion จะยึดตาม ระดับการเข้าถึงที่กว้างที่สุด ที่มอบให้กับผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณให้การอนุญาต ดูได้ แก่สมาชิก A สำหรับหน้าหนึ่ง จากนั้นคุณให้ การเข้าถึงเต็มรูปแบบ แก่ทุกคนในพื้นที่ทำงานของคุณ สมาชิก A ก็จะได้รับสิทธิ์การเข้าถึงเต็มรูปแบบด้วยเช่นกัน เนื่องจากพวกเขาเป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงานของคุณ

นอกจากนี้ การย้ายหน้าที่แชร์ไปยังส่วน ส่วนตัว ในแถบด้านข้างของคุณจะลบการเข้าถึงของคนอื่นทั้งหมดในหน้านั้น หมายเหตุ: การแทนที่นี้จะมีผลกับหน้าหลักเท่านั้น โดยการอนุญาตที่มอบให้กับหน้าย่อยใดๆ จะยังคงเหมือนเดิม

หากตั้งค่าให้ทุกคนที่มีลิงค์เข้าถึงหน้าได้ โปรดทราบว่าผู้ที่ไม่มีลิงค์ตรงอาจเข้าถึงได้ในบางกรณี รวมถึงกรณีต่อไปนี้:

• มีการกล่าวถึงหน้านี้ในหน้าอื่น หรือมีการลิงค์จากหน้าอื่นที่แชร์กันในวงกว้าง

• หน้านี้ใช้ความสัมพันธ์แบบ 2 ทางที่เชื่อมโยงกับหน้าอื่นที่แชร์ในวงกว้าง

• หน้านี้อยู่ภายในหน้าอื่นที่แชร์กันในวงกว้าง

คุณจะดูได้ว่ามีใครเข้าถึงหน้าได้บ้าง เพราะจะเห็นรูปโพรไฟล์ของคนที่มีสิทธิในแถบด้านบนสุดของหน้า

• หากบุคคลนั้นไม่ได้ดูหน้าอยู่ รูปอวาตาร์จะมีลักษณะจางๆ

• หากบุคคลนั้นดูหน้าอยู่ รูปอวาตาร์จะมีสีปกติ

• เมื่อเลื่อนเมาส์ไปเหนือรูปอวาตาร์ จะเห็นชื่อ อีเมล และเวลาที่บุคคลดังกล่าวเข้าชมหน้าครั้งล่าสุด

• เมื่อคลิกที่รูปอวาตาร์ที่ใช้งานอยู่ ระบบจะพาคุณไปยังส่วนที่บุคคลนั้นกำลังอ่านหรือพิมพ์อยู่ในหน้า

• เมื่อมีคนทำงานร่วมกันในหน้าเดียวกันพร้อมๆ กัน จะเห็นรูปอวาตาร์ของผู้ใช้เคลื่อนไปข้างๆ บล็อคที่กำลังดูหรือแก้ไขอยู่

• คลิก ••• ที่มุมขวาบนของหน้าใดก็ได้และดูที่ด้านล่างของเมนูที่ปรากฏขึ้น คุณจะเห็นว่าใครเป็นคนแก้ไขหน้านี้ล่าสุดและเมื่อใด

หากคุณเปิดหน้าที่คุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึง คุณสามารถเลือก ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง บนหน้านั้นเพื่อส่งคำขอ ซึ่งจะแจ้งให้ผู้สร้างหรือผู้แก้ไขหน้านั้นทราบ โดยพวกเขาสามารถเลือกที่จะยอมรับหรือปฏิเสธคำขอเข้าถึงของคุณได้

หากคุณมีสิทธิเข้าชมหรือแสดงความคิดเห็นในหน้า และต้องการสิทธิแก้ไข:

1. เปิดหน้า แล้วเลือกแชร์

2. ในแท็บ แชร์ คุณจะเห็นระดับการอนุญาตที่คุณมีอยู่ในปัจจุบัน เปิดดร็อปดาวน์ถัดจากข้อมูลนี้

3. เลือกขอสิทธิแก้ไข

คำขอนี้จะส่งไปยังผู้สร้างหน้า ซึ่งสามารถเลือกยอมรับหรือเพิกเฉยได้ คุณจะได้รับแจ้งเมื่อคำขอของคุณได้รับการยอมรับแล้ว ให้ลองรีเฟรชหน้าหากคุณไม่สามารถแก้ไขได้

หากคุณเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงานในแพ็คเกจ Enterprise คุณสามารถควบคุมการแชร์เนื้อหาด้วยการตั้งค่าความปลอดภัยเพิ่มเติมได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้ ที่นี่ →

หากต้องการดูการตั้งค่า ให้ไปที่การตั้งค่าในแถบด้านข้าง จากนั้นเลือกการรักษาความปลอดภัย