Quản lý thành viên và khách

Để thêm thành viên bằng email của họ:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn).

2. Chuyển đến tab Thành viên.

3. Chọn Thêm thành viên và nhập địa chỉ email của người bạn muốn thêm. Nếu bạn không có quyền mời, bạn sẽ có tùy chọn yêu cầu thêm thành viên thay thế.

4. Chọn thêm họ làm Chủ sở hữu không gian làm việc, Quản trị thành viên,  Thành viên từ danh sách thả xuống, sau đó nhấn Mời.

5. Họ sẽ nhận được email có liên kết để đăng nhập và tham gia không gian làm việc của bạn.

Để thêm thành viên qua liên kết:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn).

2. Chuyển đến tab Thành viên.

3. Chọn Sao chép liên kết để sao chép liên kết bí mật vào khay nhớ tạm và chia sẻ với bất kỳ ai bạn muốn mời làm việc với bạn.

4. Khi người dùng được mời nhấp vào liên kết bí mật đó, họ có thể tự động tham gia không gian làm việc của bạn với tư cách là thành viên trả phí mà không cần bạn phải thêm địa chỉ email của họ theo cách thủ công.

5. Nếu bạn không muốn là có thể mời mọi người vào không gian làm việc của mình bằng liên kết, hãy tắt nút chuyển đổi bên cạnh Liên kết mời.

Nếu bạn đang sử dụng Notion tại công ty, bạn có thể giúp mọi người dễ dàng tự động tham gia không gian làm việc của bạn với tư cách là thành viên khi họ đăng nhập bằng email công việc. Để thiết lập việc này, chủ sở hữu không gian làm việc có thể:

1. Vào phần Cài đặt → Cài đặt.

2. Trong phần Tên miền email được phép, hãy nhập bất kỳ tên miền email nào mà bạn muốn cấp quyền truy cập tự động, chẳng hạn như tên miền email của công ty bạn. Bạn có thể thêm nhiều tên miền được phép trong trường này, nhưng bạn sẽ chỉ có thể thêm các tên miền mà tài khoản của các thành viên không gian làm việc thuộc về.

Bây giờ, bất cứ khi nào ai đó đăng nhập vào Notion bằng email có một trong những miền đó, họ sẽ thấy tùy chọn tham gia không gian làm việc của bạn trong quá trình giới thiệu. Nếu người dùng tham gia không gian làm việc của bạn, họ sẽ trở thành thành viên của không gian làm việc đó và bạn sẽ bị tính phí tương ứng.

Để thay đổi vai trò của thành viên trong không gian làm việc:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn).

2. Chuyển đến tab Thành viên.

3. Chọn danh sách thả xuống cho vai trò của thành viên, sau đó chọn Chủ sở hữu không gian làm việc
, Quản trị thành viên, hoặc Thành viên.

Nếu bạn làm việc với tư vấn viên của Notion Marketplace, bạn có thể cấp cho họ quyền truy cập có giới hạn thời gian vào không gian làm việc của bạn với tư cách là thành viên tạm thời. Họ nhận được quyền truy cập cấp thành viên cho đến ngày hết hạn, sau đó sẽ tự động mất quyền truy cập. Thành viên tạm thời không sử dụng chỗ ngồi trả phí.

Để thêm thành viên tạm thời:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn).

2. Chuyển đến tab Thành viên.

3. Chọn Thêm thành viên và nhập địa chỉ email của tư vấn viên của bạn.

4. Chọn Thành viên tạm thời từ menu thả xuống vai trò.

5. Đặt ngày hết hạn (tối đa một năm kể từ hôm nay).

6. Nhấn Mời.

Họ sẽ nhận được email kèm liên kết để tham gia không gian làm việc của bạn. Sau khi họ chấp nhận, họ sẽ xuất hiện trong danh sách thành viên với ngày hết hạn được hiển thị.

Yêu cầu đang chờ xử lý

Sau khi bạn gửi lời mời, lời mời đó sẽ hiển thị là đang chờ xử lý cho đến khi tư vấn viên chấp nhận. Bạn có thể xem và quản lý các lời mời đang chờ xử lý trong Cài đặt → Thành viên.

Gia hạn hoặc xóa quyền truy cập

Quản trị viên có thể cập nhật ngày hết hạn của thành viên tạm thời hoặc xóa quyền truy cập của họ bất cứ lúc nào:

1. Đi tới Cài đặt → Thành viên hoặc Thành viên.

2. Tìm thành viên tạm thời trong danh sách.

3. Chọn ••• bên cạnh tên của họ.

4. Chọn Chỉnh sửa ngày hết hạn hoặc Xóa khỏi không gian làm việc.

Hãy nhớ rằng có thể thêm khách vào trang riêng lẻ chứ không thể thêm vào toàn bộ không gian làm việc. Để chia sẻ một trang với khách:

1. Vào phần Chia sẻ ở trên cùng bên phải của trang.

2. Nhập địa chỉ email của khách bạn muốn mời.

3. Chọn cấp độ truy cập cho khách đó từ danh sách thả xuống rồi nhấn Mời.

4. Chọn Tạm thời bỏ qua để đảm bảo bạn đang thêm họ làm khách chứ không phải thành viên.

Khách của bạn sẽ nhận được email kèm theo liên kết đến trang. Nếu họ chưa sử dụng Notion, họ sẽ cần đăng ký để truy cập trang của bạn.

Để giúp bạn thêm khách vào không gian làm việc của mình dễ dàng hơn, Notion cũng cho phép những người bên ngoài không gian làm việc của bạn yêu cầu quyền truy cập vào một số trang nhất định trong không gian làm việc của bạn. Tính năng này khả dụng và được bật theo mặc định cho tất cả các gói ngoại trừ Enterprise.

Nếu bạn đang sử dụng gói Plus hoặc gói Business, bạn có thể tắt cài đặt này. Rất tiếc, các gói Miễn phí sẽ không thể tắt tính năng này. Để thực hiện việc này:

1. Mở phần Cài đặt → Bảo mật.

2. Tắt cài đặt Cho phép người không phải thành viên yêu cầu truy cập trang.

Sau khi khách gửi yêu cầu truy cập một trang, một thông báo sẽ được gửi đến hộp thư đến của Người tạo trang đó. Người tạo trang có thể phê duyệt yêu cầu cũng như điều chỉnh mức độ truy cập cho khách đó, hoặc họ có thể bỏ qua yêu cầu.

Các thành viên của không gian làm việc có thể yêu cầu thêm khách vào đó. Tính năng này chỉ khả dụng trên gói Enterprise và chỉ chủ sở hữu không gian làm việc mới có thể bật hoặc tắt tính năng này.

Để cho phép thành viên trực tiếp thêm khách vào trang không gian làm việc, chủ sở hữu không gian làm việc có thể:

1. Vào phần Cài đặt → Bảo mật.

2. Trong tab Thành viên & khách, hãy bật Cho phép thành viên mời khách vào các trang.

Để cho phép thành viên yêu cầu thêm khách vào trang không gian làm việc, chủ sở hữu không gian làm việc có thể:

1. Vào phần Cài đặt → Bảo mật.

2. Trong tab Thành viên & khách, hãy bật Cho phép thành viên yêu cầu thêm khách.

Sau khi tính năng này được bật, các thành viên và quản trị viên không gian làm việc sẽ phải gửi yêu cầu trước khi có thể mời khách. Chủ sở hữu không gian làm việc được miễn trừ và có thể tiếp tục mời khách trực tiếp.

Nếu bạn là chủ sở hữu không gian làm việc, bạn có thểmời khách trực tiếp.

Nếu bạn là thành viên:

1. Điều hướng đến trang bạn muốn mời khách vào. Giống như chia sẻ thông thường, bạn phải có truy cập đầy đủ trên trang đó để yêu cầu mời khách.

2. Chọn Chia sẻ và nhập tên của khách bạn muốn mời.

3. Chọn vai trò bạn muốn khách đảm nhận.

4. Chọn Mời.

5. Một thông báo sẽ được gửi đến chủ sở hữu không gian làm việc của bạn về yêu cầu của bạn, cùng với trang, vai trò và email của khách mà bạn đã yêu cầu. Bạn cũng sẽ nhận được xác nhận rằng chủ sở hữu không gian làm việc của bạn đã được thông báo.

Các yêu cầu mời khách phải được phê duyệt cho từng trang, từng khách một. Chỉ chủ sở hữu không gian làm việc mới có thể xem và phê duyệt các yêu cầu mời khách. Mỗi yêu cầu sẽ có email của khách, thành viên đã gửi yêu cầu, vai trò được yêu cầu và tên của trang.

Chủ sở hữu không gian làm việc có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu mời khách trực tiếp từ thông báo họ nhận được, hoặc bằng cách đi tới Cài đặt → Thành viên → Khách và tìm các yêu cầu ở trên cùng. Sau khi chủ sở hữu không gian làm việc phản hồi yêu cầu, thành viên đã gửi yêu cầu sẽ được thông báo về quyết định đó.

Cấp cho bất kỳ khách nào khả năng truy cập toàn bộ không gian làm việc của bạn bằng cách chuyển họ sang thành viên. Trên các gói trả phí, bạn sẽ bị tính phí cho mỗi thành viên bổ sung. Để chuyển khách sang thành viên:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn) → Khách.

2. Chọn hộp bên cạnh những khách bạn muốn nâng cấp.

3. Chọn Nâng cấp {#} khách lên thành viên.

4. Khi họ đã trở thành thành viên, bạn có thể tìm thấy họ trong danh sách thành viên và thay đổi vai trò của họ.

Trên các gói không phải Enterprise, chúng tôi cũng sẽ gợi ý một số khách có thể hưởng lợi từ việc trở thành thành viên trong không gian làm việc của bạn. Để xem những khách này là ai, hãy đi tới Cài đặt → Thành viên → Gợi ý. Bạn có thể chọn nâng cấp để chuyển ai đó thành thành viên của không gian làm việc.

Để xóa thành viên hoặc khách khỏi không gian làm việc, chủ sở hữu không gian làm việc hoặc quản trị thành viên có thể:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói).

2. Chuyển đến tab Thành viên hoặc tab Khách.

3. Tùy thuộc vào gói và vai trò bạn đang muốn xóa:

   • Mở menu thả xuống cho vai trò hoặc cấp độ truy cập của thành viên, sau đó chọn Xóa khỏi không gianlàm việc.

   • Mở menu thả xuống cho các trang của khách hoặc chọn ••• bên cạnh khách, sau đó chọn Xóa hoặc Xóa khỏi không gian làm việc.