Nhập từ Asana

Việc nhập từ Asana cho phép bạn chuyển các nhóm, Dự án và Nhiệm vụ của tổ chức mình trong Asana sang Notion. Bất kỳ thành viên nào trên mọi gói đều có thể tận dụng tính năng Nhập Asana.

• Dự án Asana → Dự án Notion

• Asana tasks → Notion tasks
  => Dự án Asana → Nhiệm vụ Notion

• Nhóm Asana → Không gian nhóm Notion

• Tổ chức hoặc không gian làm việc Asana → Không gian làm việc Notion

• Các cơ sở dữ liệu Dự án và Nhiệm vụ của bạn được liên kết với nhau, phù hợp với mẫu Dự án & Nhiệm vụ của chúng tôi.

• Nhập tối đa ~6.000 nhiệm vụ và ~200 dự án. Các quá trình nhập lớn hơn có thể thất bại.

  • Mẹo: Chia các quá trình di chuyển dữ liệu lớn thành nhiều đợt.

• Giới hạn tốc độ tệp đính kèm: Mỗi không gian làm việc có thể nhập ~100–120 tệp đính kèm mỗi ngày.

  • Mẹo: Hãy chia nhỏ các lần nhập có nhiều tệp đính kèm ra nhiều ngày.

• Sau khi quá trình nhập bắt đầu, bạn có thể đóng trình duyệt một cách an toàn. Chúng tôi sẽ gửi email cho bạn khi quá trình nhập hoàn tất.

• Tại đó, bạn có thể xem Trạng thái nhập và các mục đã nhập hoàn tất.

Trước khi bắt đầu

• Bạn phải được liên kết với một nhóm trong Asana, ngay cả khi bạn là người duy nhất trong nhóm đó.

• Bạn chỉ có thể nhập một không gian làm việc Asana vào Notion tại một thời điểm.

• Mỗi nhóm Asana sẽ được nhập vào một không gian nhóm Notion.

• Nhiều dự án được nhập vào một không gian nhóm sẽ đi vào cùng các cơ sở dữ liệu Dự án và Nhiệm vụ. Để nhập vào các cơ sở dữ liệu riêng biệt, hãy nhập theo từng đợt.

Nhập vào Notion

1. Đi tới Cài đặt trong thanh bên của bạn → Nhập → Nhập từ bên thứ ba → Asana. Ngoài ra, hãy sử dụng lệnh /asana trong một trang và chọn tùy chọn trong mục Nhập.

2. Đăng nhập vào Asana và cấp các quyền được yêu cầu.

3. Trong mục Chọn không gian làm việc Asana, hãy chọn không gian làm việc Asana bạn muốn nhập.

4. Chọn các dự án bạn muốn nhập.

5. Chọn nơi nhập dự án của bạn. Bạn có thể gửi chúng đến một không gian nhóm, nơi Notion sẽ tạo một cơ sở dữ liệu Dự án và Nhiệm vụ mới, hoặc chọn một cơ sở dữ liệu Dự án hiện có. Chỉ các cơ sở dữ liệu loại Dự án có cơ sở dữ liệu Nhiệm vụ được liên kết mà bạn Có thể chỉnh sửa mới được liệt kê.

6. Đánh dấu vào ô bên cạnh tên không gian làm việc của bạn để Loại trừ các dự án đã hoàn thành hoặc Chọn tất cả dự án nếu cần.

7. Chọn Tiếp theo.

8. Chọn Chọn tất cả thuộc tính (/mặc định) hoặc Tùy chỉnh thuộc tính. Lưu ý rằng một số thuộc tính mặc định bắt buộc phải được nhập.

9. Chọn xem thuộc tính Trạng thái trong Notion có nên được ánh xạ tới thuộc tính Phần hoặc Đã hoàn thành của bạn trong Asana hay không.

10. Chọn Nhập.

Nếu bạn nhập vào một không gian nhóm, các dự án và nhiệm vụ Asana của bạn sẽ được nhập vào các cơ sở dữ liệu Dự án và Nhiệm vụ trong Notion, được điền sẵn một số chế độ xem. Nếu bạn đã chọn một cơ sở dữ liệu Dự án hiện có làm đích, các dự án của bạn sẽ được thêm vào cơ sở dữ liệu đó, với các nhiệm vụ của chúng được thêm vào cơ sở dữ liệu Nhiệm vụ được liên kết, sử dụng ánh xạ thuộc tính bạn đã thiết lập trong quá trình nhập.

Các chế độ xem cơ sở dữ liệu Dự án

• Đang hoạt động (/chế độ xem bảng biểu): Hiển thị các dự án có trạng thái cần làm hoặc đang thực hiện.

• Chế độ xem dòng thời gian: Hiển thị tên dự án, trạng thái, chủ sở hữu và tỷ lệ hoàn thành.

• Chế độ xem bảng: Nhóm các dự án theo trạng thái (Lập kế hoạch, backlog, Đang thực hiện), được sắp xếp theo mức độ ưu tiên giảm dần.

• Tất cả (/chế độ xem bảng biểu): Hiển thị tất cả các dự án đã nhập.

Các chế độ xem cơ sở dữ liệu Nhiệm vụ

• Theo dự án (/chế độ xem bảng biểu): Tất cả các nhiệm vụ được nhóm theo dự án.

• Chế độ xem bảng: Các nhiệm vụ được nhóm theo trạng thái, được sắp xếp theo mức độ ưu tiên giảm dần.

• Tất cả các nhiệm vụ (/chế độ xem bảng biểu): Tất cả các nhiệm vụ đã nhập.

• Của tôi (/chế độ xem bảng biểu): Các nhiệm vụ được giao cho bạn.

• Chế độ xem lịch (/chế độ xem lịch): Các nhiệm vụ theo ngày với người được giao và trạng thái.

Khi quá trình Nhập hoàn tất, bạn sẽ nhận được nhật ký Nhập trong phần Riêng tư trên thanh bên của bạn với bản tóm tắt và không gian nhóm Notion mà nội dung của bạn đã được Nhập vào.

• Asana OAuth có thể yêu cầu sự phê duyệt của quản trị viên tùy thuộc vào cài đặt tổ chức hoặc gói của bạn. Phạm vi Nhập bị giới hạn ở những gì người dùng đã xác thực có thể truy cập.

  • Mẹo: Hãy yêu cầu quản trị viên Asana của bạn phê duyệt ứng dụng Notion OAuth trước.

• Các trường tùy chỉnh có thể không ánh xạ 1:1 tới các thuộc tính của Notion. Một số trường có thể cần được thêm thủ công sau khi Nhập. Đối với các thiết lập sử dụng nhiều tự động hóa, hãy cân nhắc sử dụng một công cụ như Zapier hoặc Make.

• Quá trình Nhập là sự kiện một lần; các thay đổi trong tương lai trên Asana sẽ không tự động phản ánh trong Notion.

• Các dự án phải thuộc về một nhóm trong Asana để xuất hiện trong trình Nhập.

  • Mẹo: Kiểm tra kỹ xem tất cả các dự án đã được gán cho các nhóm trước khi Bắt đầu.

• Các dự án không hiển thị trong Notion

  • Tại sao điều này xảy ra: Các dự án không được liên kết với một nhóm trong Asana. Trình Nhập của Notion chỉ đưa vào các dự án thuộc về một nhóm.

  • Cách khắc phục: Trong Asana, hãy gán từng dự án còn thiếu cho một nhóm trước khi lượt chạy quá trình Nhập.

• Số lượng nhiệm vụ không khớp giữa Notion và Asana

  • Tại sao điều này xảy ra: Trong Asana, các nhiệm vụ phụ có thể được liên kết trực tiếp với các dự án và được tính vào tổng số dự án. Trong Notion, các nhiệm vụ phụ chỉ nằm dưới các nhiệm vụ cha của chúng và không được gắn trực tiếp với các dự án.

  • Cách khắc phục: Kiểm tra xem các nhiệm vụ phụ có được liên kết trực tiếp với các dự án trong Asana hay không. Hãy dự đoán sự khác biệt về số lượng trừ khi các nhiệm vụ phụ đó được hiển thị thủ công trong Notion.

• Tôi không thể tìm thấy một số bảng từ cùng một dự án Asana sau khi nhập

  • Tại sao điều này xảy ra: Trình nhập chỉ đưa vào các dự án đã chọn; các bảng có thể nằm trong một không gian làm việc hoặc nhóm Asana khác; các dự án đã lưu trữ hoặc đã hoàn thành có thể đã bị loại trừ; hoặc quá trình chạy đã hoàn tất với kết quả một phần.

  • Cách khắc phục: Chạy lại quá trình nhập và chọn các dự án cụ thể đó. Đảm bảo chúng nằm trong cùng không gian làm việc và nhóm Asana, bỏ chọn \"Loại trừ các dự án đã hoàn thành\" nếu cần, xác minh không gian nhóm mục tiêu và xem lại trang nhật ký nhập được tạo sau khi chạy.

Khi quá trình nhập của bạn hoàn tất, bạn sẽ nhận được nhật ký nhập trong phần Riêng tư trên thanh bên của mình. Trong nhật ký này, bạn sẽ tìm thấy bản tóm tắt về quá trình nhập của mình, bao gồm không gian nhóm Notion mà các dự án và nhiệm vụ Asana của bạn đã được nhập vào.