Tạo & quản lý nhóm

Bạn có thể đặt các quyền khác nhau cho các nhóm và đội ngũ khác nhau mà không cần phải chia mọi người vào các không gian làm việc khác nhau. Tạo nhóm bên trong một không gian làm việc và cấp cho họ các cấp độ truy cập khác nhau cho từng trang.

Chủ sở hữu không gian làm việc và quản trị viên thành viên có thể tạo và chỉnh sửa nhóm. Để thực hiện việc này:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn) → Nhóm.

2. Chọn Tạo nhóm và nhập tên cho nhóm của bạn. Để đặt biểu tượng cho nhóm, chỉ cần nhấp vào biểu tượng cảm xúc xuất hiện khi di chuột qua.

3. Mở nhóm mới của bạn và chọn Thêm thành viên.

4. Thêm bao nhiêu thành viên tùy thích vào bất kỳ nhóm nào.

5. Bạn cũng có thể nhấp vào Xóa ở bên phải của bất kỳ thành viên nhóm nào.

6. Chọn ••• bên cạnh một nhóm để Đổi tên, Tạo không gian nhóm từ nhóm, hoặc Xóa nhóm đó.

7. Bạn luôn có thể tìm kiếm tên hoặc email của ai đó để xem họ đang ở trong nhóm nào.

Nếu không gian làm việc của bạn cho phép thành viên tạo nhóm, bất kỳ thành viên nào cũng có thể chọn Tạo nhóm. Người tạo nhóm sẽ mặc định trở thành chủ sở hữu nhóm.

Chủ sở hữu không gian làm việc và quản trị thành viên có thể chỉ định hoặc quản lý chủ sở hữu nhóm.

Để thêm hoặc quản lý chủ sở hữu nhóm:

1. Vào phần Cài đặt → Thành viên.

2. Chọn menu ba chấm bên cạnh một thành viên.

3. Chọn Đặt làm chủ sở hữu nhóm hoặc Xóa khỏi nhóm.

Chủ sở hữu nhóm có thể quản lý một nhóm cụ thể mà không cần phải là chủ sở hữu không gian làm việc hoặc quản trị thành viên. Tùy thuộc vào cài đặt không gian làm việc của bạn, chủ sở hữu nhóm có thể:

• Thêm hoặc xóa thành viên khỏi nhóm.

• Xóa nhóm.

• Đổi tên nhóm.

• Chỉ định các chủ sở hữu nhóm khác và thay đổi chủ sở hữu thành thành viên.

• Tạo không gian nhóm từ một nhóm hoặc xóa các liên kết không gian nhóm khỏi một nhóm.

Chủ sở hữu không gian làm việc và quản trị thành viên có thể chỉ định một hoặc nhiều chủ sở hữu nhóm cho một nhóm. Chủ sở hữu nhóm không thể quản lý các nhóm khác trừ khi họ cũng là chủ sở hữu không gian làm việc hoặc quản trị thành viên.

Nếu tổ chức của bạn cấp quyền các nhóm thông qua SCIM, một số nhóm có thể được gắn nhãn Đã đồng bộ. Các nhóm này được quản lý bởi nhà cung cấp danh tính của bạn (như Okta hoặc Microsoft Entra ID).

Nếu bạn cố gắng đổi tên một nhóm đã đồng bộ hoặc thay đổi thành viên của nhóm đó trong Notion, bạn sẽ thấy một cảnh báo. Các thay đổi được thực hiện trong nhà cung cấp danh tính của bạn có thể ghi đè lên các chỉnh sửa được thực hiện trong Notion.

Để tìm hiểu thêm về cấp quyền SCIM, hãy xem bài viết này.

Đối với bất kỳ trang nào, hãy chọn nhóm nào có thể đọc, bình luận, chỉnh sửa và chia sẻ trang đó. Để chia sẻ trang với một nhóm:

1. Nhấp vào Chia sẻ, sau đó chọn Mời. Bạn sẽ thấy tất cả các nhóm ở cuối cửa sổ bật lên.

2. Chọn một nhóm, sau đó chọn loại quyền truy cập bạn muốn cấp cho nhóm đó từ menu thả xuống:

   • Truy cập đầy đủ: Họ có thể chỉnh sửa và chia sẻ trang.

   • Có thể chỉnh sửa: Họ có thể chỉnh sửa nội dung của trang, nhưng không thể chia sẻ trang. (Tính năng này chỉ khả dụng trên các gói trả phí.)

   • Có thể bình luận: Họ chỉ có thể đọc và bình luận, không thể chỉnh sửa hoặc chia sẻ.

   • Có thể xem: Họ chỉ có thể đọc nội dung và không thể chia sẻ trang.

   • Xóa: Thu hồi quyền truy cập của họ vào trang.

3. Sau khi một nhóm đã được thêm, bạn sẽ thấy nhóm đó trong menu Chia sẻ và bạn có thể điều chỉnh cấp độ truy cập của họ trong menu thả xuống.

   • Bạn có thể cấp quyền truy cập cho nhiều nhóm ở bất kỳ cấp độ nào trên cùng một trang.

   • Quyền trên bất kỳ trang nào cũng áp dụng cho tất cả các trang phụ của trang đó.

Không gian nhóm là một khu vực dành riêng cho mọi nhóm trong tổ chức hoặc công ty của bạn và có thể được tùy chỉnh trên cơ sở cá nhân. Tìm hiểu thêm về không gian nhóm →

Để chia sẻ không gian nhóm với các nhóm trong không gian làm việc của bạn:

1. Di chuột qua tên của không gian nhóm trong thanh bên của bạn.

2. Nhấp vào nút •••, sau đó chọn Cài đặt không gian nhóm.

3. Từ đây, bạn sẽ có thể tìm kiếm và thêm các nhóm vào không gian nhóm.

• Đề cập một nhóm người dùng trong một trang bằng cách nhập @ theo sau là tên của nhóm.

• Nếu bạn có thuộc tính người trong cơ sở dữ liệu, bạn có thể đề cập một nhóm trong thuộc tính đó. Bạn thậm chí có thể thay đổi cài đặt thuộc tính để thông báo cho các nhóm khi họ được đề cập trong một thuộc tính — tìm hiểu thêm tại đây →