Tự động hóa cơ sở dữ liệu

Tự động hóa cơ sở dữ liệu là các chuỗi hành động xảy ra bất cứ khi nào có một thay đổi cụ thể đối với cơ sở dữ liệu. Tự động hóa bao gồm cả trình kích hoạt (các sự kiện khởi tạo tự động hóa) và hành động (kết quả của tự động hóa). Tự động hóa cơ sở dữ liệu nhằm giúp bạn tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa công việc của mình, và có thể rất cơ bản hoặc phức tạp hơn tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Tự động hóa cơ sở dữ liệu có thể được sử dụng cho nhiều việc, bao gồm:

• Gán một nhiệm vụ cho một người cụ thể khi trạng thái của nó thay đổi.

• Gửi thông báo Slack đến một kênh khi một trang được thêm vào cơ sở dữ liệu.

• Tự động hóa cơ sở dữ liệu khả dụng trên các gói trả phí trên tất cả các nền tảng.

• Tự động hóa cơ sở dữ liệu có thể được tạo, chỉnh sửa hoặc xóa bởi người dùng gói trả phí có toàn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu.

• Tuy nhiên, tự động hóa Slack chỉ có thể được chỉnh sửa bởi người tạo tự động hóa đó.

• Người dùng gói Miễn phí có thể tạo tự động hóa thông báo Slack, nhưng không thể tạo các loại tự động hóa khác.

• Người dùng gói Miễn phí có thể sử dụng các tự động hóa hiện có trong các mẫu, nhưng họ sẽ không thể chỉnh sửa chúng.

Để tạo một tự động hóa cơ sở dữ liệu:

1. Nhấp vào ⚡ ở đầu cơ sở dữ liệu → Tự động hóa mới.

2. Đặt tên cho tự động hóa cơ sở dữ liệu của bạn nếu muốn.

3. Chọn Trình kích hoạt mới để tạo trình kích hoạt. Sau đó chọn Thêm trình kích hoạt để tạo thêm trình kích hoạt. Tìm hiểu thêm về các loại trình kích hoạt bên dưới →

4. Chọn Hành động mới để tạo hành động. Sau đó chọn Thêm hành động để tạo thêm hành động. Tìm hiểu thêm về các loại hành động bên dưới →

5. Chọn Tạo.

Tự động hóa có thể có một hoặc nhiều trình kích hoạt. Khi bạn thiết lập tự động hóa, bạn có thể quyết định xem tự động hóa đó sẽ diễn ra Khi bất kỳ điều nào trong số này xảy ra hay Khi tất cả những điều này xảy ra.

Bạn có thể chọn từ ba loại kích hoạt:

• Trang được thêm nghĩa là tự động hóa của bạn sẽ được kích hoạt khi một trang mới được thêm vào cơ sở dữ liệu của bạn.

• Thuộc tính được chỉnh sửa nghĩa là tự động hóa của bạn sẽ được kích hoạt khi một thuộc tính cụ thể từ cơ sở dữ liệu của bạn được chỉnh sửa. Đối với các thuộc tính tên, người, số, văn bản, lựa chọn và quan hệ, bạn có thể chọn loại chỉnh sửa nào được thực hiện đối với thuộc tính đó sẽ kích hoạt tự động hóa. Ví dụ, bạn có thể có một danh sách liên hệ trong cơ sở dữ liệu Notion và thiết lập một tự động hóa trong đó kích hoạt là số điện thoại bắt đầu bằng các số 732, và Hành động là trạng thái của người đó được đặt thành New Jersey.

• Mỗi {frequency} nghĩa là tự động hóa của bạn sẽ định kỳ. Kích hoạt sẽ xảy ra lặp đi lặp lại dựa trên tần suất bạn đặt. Bạn có thể đặt tự động hóa của mình lặp lại mỗi ngày, tuần, tháng, v.v. Bạn cũng có thể đặt thời gian mà tự động hóa sẽ được kích hoạt, ngày mà kích hoạt tự động hóa sẽ bắt đầu và kết thúc, và múi giờ.

  

  Note: The Every {frequency} trigger works with all automation actions except for Edit property.

Bạn có thể có nhiều hơn một điều kiện cho kích hoạt của mình để hai hoặc nhiều điều phải đúng thì tự động hóa mới xảy ra. Lưu ý rằng một kích hoạt định kỳ (như kích hoạt bạn đặt lặp lại mỗi tuần, tháng, v.v.) không thể được ghép nối với một loại kích hoạt khác.

Tự động hóa có thể thực hiện một hành động hoặc nhiều hành động. Bạn có thể chọn từ nhiều hành động khác nhau:

• Chỉnh sửa thuộc tính sẽ chỉnh sửa các thuộc tính của các trang trong cơ sở dữ liệu bạn hiện đang ở. Đối với các thuộc tính đa lựa chọn, người và quan hệ, bạn có thể thêm hoặc xóa các giá trị riêng lẻ thay vì thêm hoặc xóa tất cả các giá trị cùng một lúc. Ví dụ, bạn có thể có một cơ sở dữ liệu nhiệm vụ trong đó nếu tên nhiệm vụ chứa từ “blog”, tên của bạn sẽ được thêm vào thuộc tính người, ngay cả khi có những người khác đã được chỉ định cho nhiệm vụ đó.

• Thêm trang vào sẽ thêm một trang vào cơ sở dữ liệu mà bạn chọn, và chỉnh sửa các thuộc tính của trang đó.

• Chỉnh sửa các trang trong sẽ chỉnh sửa các trang và thuộc tính trong cơ sở dữ liệu mà bạn chọn.

• Gửi thông báo đến sẽ gửi thông báo cho những người cụ thể trong không gian làm việc Notion của bạn. Người nhận có thể là tối đa 20 người trong không gian làm việc của bạn, hoặc những người được liên kết với một thuộc tính Người nhất định trong cơ sở dữ liệu của bạn. Thêm tin nhắn mà bạn muốn gửi kèm theo thông báo.

• Gửi email đến sẽ gửi email từ tài khoản Gmail của bạn đến một hoặc nhiều người nhận. Tìm hiểu thêm về điều này bên dưới.

• Gửi webhook sẽ gửi các yêu cầu HTTP POST đến URL được chỉ định. Tìm hiểu thêm trong bài viết này →.

• Gửi thông báo Slack đến sẽ gửi thông báo tùy chỉnh đến kênh Slack mà bạn muốn. Tính năng này chỉ có sẵn trên các gói Plus, Business và Enterprise. Tìm hiểu thêm tại đây →.

• Xác định biến sẽ cho phép bạn tạo một biến tùy chỉnh bằng cách sử dụng /đề cập và công thức. Sau đó, bạn có thể sử dụng biến này trong các hành động tự động hóa khác trong cơ sở dữ liệu. Tìm hiểu thêm về điều này bên dưới.

Hành động Gửi email đến cho một tự động hóa cơ sở dữ liệu sẽ gửi một email từ tài khoản Gmail của bạn đến một hoặc nhiều địa chỉ email khi một kích hoạt xảy ra. Điều này hữu ích nếu bạn muốn gửi email để nhắc ai đó hoàn thành nhiệm vụ quá hạn, hoặc để cập nhật cho nhóm của bạn về trạng thái của tất cả các dự án đang mở.

Để thiết lập một tự động hóa gửi email:

1. Nhấp vào ⚡ ở đầu cơ sở dữ liệu, sau đó chọn Tự động hóa mới hoặc một tự động hóa hiện có.

2. Chọn Hành động mới hoặc Thêm hành động → Gửi email đến….

3. Nếu tài khoản Notion của bạn đã được liên kết với một tài khoản Gmail, bạn sẽ thấy địa chỉ email của mình bên cạnh Gửi email từ. Nếu bạn muốn sử dụng một tài khoản Gmail khác cho tự động hóa này, hãy nhấp vào địa chỉ email của bạn → Thêm tài khoản Gmail.

4. Bạn có thể thiết lập các phần khác nhau của email.

   • To: Đây có thể là một thuộc tính người (như Whoever triggered hoặc Người tạo), một người trong không gian làm việc của bạn hoặc một địa chỉ email cụ thể. Địa chỉ email này có thể là địa chỉ bên ngoài — nó không nhất thiết phải thuộc về ai đó trong không gian làm việc hoặc tổ chức của bạn.

     • Chọn CC/BCC bên cạnh trường To để tùy chọn CC hoặc BCC cho những người khác.

   • Chủ đề: Nhập chủ đề cho email của bạn. Chọn @ trong trường Chủ đề nếu bạn muốn chủ đề của bạn chứa thuộc tính từ trang kích hoạt, thời gian hoặc ngày, người hoặc nhóm trong không gian làm việc của bạn, hoặc liên kết đến một trang trong không gian làm việc của bạn. Chọn ∑ trong trường Chủ đề nếu bạn muốn tạo công thức cho chủ đề của mình.

   • Message: Nhập tin nhắn cho email của bạn. Chọn @ trong trường Message nếu bạn muốn tin nhắn của mình chứa thuộc tính từ trang kích hoạt, thời gian hoặc ngày tháng, người hoặc nhóm trong không gian làm việc của bạn, hoặc liên kết đến một trang trong không gian làm việc của bạn. Chọn ∑ trong trường Message nếu bạn muốn tạo công thức cho tin nhắn của mình.

   • Send with display name: Tên hiển thị tùy chọn này sẽ xuất hiện bên cạnh email của bạn khi người nhận nhận được email đó. Chọn @ trong trường tên hiển thị nếu bạn muốn tên hiển thị của mình chứa thuộc tính từ trang kích hoạt, thời gian hoặc ngày tháng, người hoặc nhóm trong không gian làm việc của bạn, hoặc liên kết đến một trang trong không gian làm việc của bạn. Chọn ∑ trong trường tên hiển thị nếu bạn muốn tạo công thức cho tên hiển thị của mình.

     

   • Send replies to: Nếu bạn muốn các phản hồi cho email của mình được gửi đến một người khác ngoài địa chỉ email bạn đã sử dụng để gửi, bạn có thể sử dụng cài đặt tùy chọn này để gửi phản hồi cho một thuộc tính người hoặc một người trong không gian làm việc của bạn.

Bạn có thể xác định một biến tùy chỉnh với các đề cập và công thức. Sau đó, bạn có thể sử dụng biến này trong các hành động tự động hóa cơ sở dữ liệu khác. Để xác định một biến:

1. Nhấp vào ⚡ ở đầu cơ sở dữ liệu, sau đó chọn Tự động hóa mới hoặc một tự động hóa hiện có.

2. Chọn Hành động mới hoặc Thêm Hành động → Xác định các biến.

3. Nhấp vào Biến 1 để đặt tên cho biến, chỉnh sửa công thức hoặc nhân bản biến đó. Bạn cũng có thể chọn Thêm biến.

4. Chọn @ hoặc ∑ trong trường biến để xác định các biến của bạn.

5. Bạn có thể sử dụng các biến này trong các hành động tự động hóa bổ sung.

Hãy xem một ví dụ về thời điểm và cách thức bạn tạo một biến tùy chỉnh. Giả sử bạn muốn thiết lập một quy trình tự động hóa trong đó khi một tác vụ cha được đánh dấu là hoàn thành, tất cả các tác vụ con của nó sẽ tự động được đánh dấu là hoàn thành.

1. Nhấp vào ⚡ ở đầu cơ sở dữ liệu, sau đó chọn Tự động hóa mới hoặc một tự động hóa hiện có.

2. Chọn kích hoạt là Trạng thái được đặt thành Hoàn tất.

3. Chọn Hành động mới hoặc Thêm hành động → Xác định các biến.

4. Chọn ∑ trong trường bên dưới Biến 1.

5. Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn trang kích hoạt trong danh sách các thuộc tính ở bên trái.

6. Đặt một dấu chấm ngay sau trang kích hoạt trong công thức của bạn, để công thức hiển thị là trang kích hoạt.. Sau khi thực hiện việc này, bạn sẽ thấy các thuộc tính của trang kích hoạt trong danh sách các thuộc tính ở bên trái.

7. Chọn Sub-item. Công thức của bạn bây giờ sẽ hiển thị là trang kích hoạt.Sub-item.

8. Lưu công thức của bạn. Bây giờ, biến tùy chỉnh của bạn được xác định là các mục con của trang kích hoạt, hay nói cách khác, là trang được đánh dấu là hoàn thành.

9. Bây giờ, trong cài đặt tự động hóa cơ sở dữ liệu của bạn, hãy chọn Thêm Hành động.

10. Chọn Chỉnh sửa trang trong....

11. Mở menu thả xuống Chọn cơ sở dữ liệu và chọn Biến 1. Điều này có nghĩa là tự động hóa sẽ chỉnh sửa các trang được liên kết với Biến 1, hay nói cách khác là các mục con được liên kết với trang được đánh dấu là hoàn tất.

12. Mở menu thả xuống Chỉnh sửa thuộc tính và chọn Trạng thái.

13. Mở menu thả xuống Chọn và chọn Hoàn tất.

14. Chọn Save.

Lần tới khi bạn đánh dấu một mục cha có các mục con là hoàn tất, bạn cũng sẽ thấy Trạng thái của tất cả các mục con chuyển thành hoàn tất!

Bạn có thể sử dụng các Đề cập và Công thức trong các Hành động Tự động hóa Cơ sở dữ liệu để giúp các Tự động hóa của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Ví dụ:

• Bạn có thể muốn đề cập ngày trong tên của một trang mới được tạo trong cơ sở dữ liệu của bạn.

• Bạn có thể muốn thiết lập tự động hóa cơ sở dữ liệu để gửi thông báo cho ai đó đề cập đến một trang cụ thể.

• Bạn có thể muốn tự động gửi tin nhắn cho ai đó khi một phiếu yêu cầu đã được giải quyết và sử dụng công thức trong tin nhắn đó để tính toán thời gian hoàn tất phiếu yêu cầu.

Để bao gồm một đề cập hoặc công thức trong Hành động tự động hóa cơ sở dữ liệu:

1. Chọn biểu tượng thanh trượt ở đầu cơ sở dữ liệu → Tự động hóa.

2. Chọn Hành động mới hoặc Thêm Hành động. Tìm Hành động bạn muốn và chọn.

3. Khi bạn thiết lập Hành động tự động hóa, hãy chọn @ trong trường nếu bạn muốn đề cập đến ngày, người, trang hoặc thuộc tính từ trang kích hoạt trong cơ sở dữ liệu của bạn. Chọn ∑ trong trường nếu bạn muốn tạo công thức.

4. Chọn Lưu khi xong.

Để đảm bảo tự động hóa của bạn hoạt động bình thường, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu nơi tự động hóa của bạn không hợp lệ.

• Nếu tự động hóa của bạn gặp bất kỳ lỗi nào trong khi bạn đang thiết lập nó:

  • Bạn sẽ thấy thông tin về vị trí và nội dung của các lỗi đó khi bạn đang xây dựng hoặc chỉnh sửa tự động hóa.

  • Bạn sẽ không thể lưu tự động hóa cho đến khi thực hiện các chỉnh sửa bắt buộc.

• Nếu tự động hóa của bạn đã từng hoạt động nhưng gặp lỗi, tự động hóa đó sẽ bị tạm dừng.

  • Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về các lỗi trong một số trường hợp nhất định, bao gồm khi cơ sở dữ liệu hoặc thuộc tính cơ sở dữ liệu mà tự động hóa của bạn đang cập nhật bị thiếu, hoặc kết nối của bên thứ ba như Gmail hoặc Slack không còn hợp lệ hoặc cần được xác thực.

  • Trong các trường hợp khác, bao gồm khi công thức không thực thi đúng cách hoặc có vấn đề với webhook, bạn có thể không nhận được thông báo.

• Bạn có thể nhấp vào thông báo để đi trực tiếp đến tự động hóa bị lỗi và sửa nó để có thể sử dụng lại. Sau khi tự động hóa của bạn được sửa, bạn sẽ cần bật nó lên hoặc bỏ tạm dừng theo cách thủ công. Để thực hiện việc này:

  1. Mở cơ sở dữ liệu mà tự động hóa của bạn được liên kết và chọn ••• → Tự động hóa.

  2. Di chuột qua tự động hóa mà bạn vừa sửa và chọn •••.

  3. Bật Hoạt động.

• Tự động hóa có thể thất bại nếu chúng cố gắng thực hiện các phép tính ngày tháng (chẳng hạn như dateAdd) trên một trường trống hoặc không xác định khi tự động hóa chạy.

  • Để giải quyết vấn đề này, hãy tạo một chế độ xem được lọc chỉ bao gồm các mục mà trường đó không trống, và cấu hình tự động hóa để chỉ chạy trên chế độ xem đó.

• Tự động hóa có thể thất bại nếu chúng được áp dụng cho một chế độ xem cơ sở dữ liệu loại bỏ các mục nhập liên quan. Hãy đảm bảo tự động hóa chạy trên một chế độ xem bao gồm tất cả các mục mà nó cần tác động.

Để xem và quản lý tất cả các tự động hóa hiện có cho một cơ sở dữ liệu:

1. Nhấp vào ⚡ ở đầu cơ sở dữ liệu.

2. Di chuột qua tự động hóa và nhấp vào •••.

3. Chọn Chỉnh sửa, Tạm dừng hoặc Xóa.